Phần mềm quản lý khách hàng CRM: Vũ khí bí mật mà 99% doanh nghiệp XNK chưa biết

Giới thiệu về phần mềm quản lý khách hàng CRM trong xuất nhập khẩu

Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, chắc hẳn bạn cũng đã từng gặp tình huống này: cần tìm lại thông tin của một khách hàng, bạn phải lục tung các file Excel, đọc lại hàng chục email cũ, tốn cả giờ đồng hồ chỉ để nhớ lại bạn đã trao đổi những gì với họ trước đó.

Đó là chưa kể đến việc mỗi tháng, mỗi quý, bạn phải dành ra 2-3 giờ để làm báo cáo doanh số, thống kê xem đã liên hệ được bao nhiêu khách hàng, có bao nhiêu người đặt hàng và doanh thu đạt được là bao nhiêu.

Những công việc này tốn rất nhiều thời gian và năng lượng, trong khi đáng lẽ bạn có thể dành thời gian đó để tìm kiếm khách hàng xuất khẩu mới hoặc chăm sóc khách hàng hiện tại tốt hơn.

Đây chính là lý do tại sao mình bắt đầu tìm hiểu về CRM – Customer Relationship Management hay phần mềm quản lý khách hàng.

Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM trong xuất nhập khẩu?

Thực trạng quản lý khách hàng truyền thống và hạn chế

Hầu hết các doanh nghiệp XNK tại Việt Nam vẫn đang quản lý thông tin khách hàng theo cách truyền thống: lưu trong file Excel, lưu email trong hộp thư, thông tin liên hệ trong điện thoại… Cách làm này tưởng chừng đơn giản nhưng lại gây ra rất nhiều vấn đề:

• Mất thời gian tìm kiếm thông tin: Bạn phải mở nhiều file Excel khác nhau, lục lọi hàng trăm email để tìm thông tin một khách hàng.
• Khó theo dõi lịch sử trao đổi: Không thể nhớ hết bạn đã nói gì với khách hàng, đã chào giá ra sao, đã gửi mẫu như thế nào.
• Không có cái nhìn tổng quan về doanh số: Phải dành hàng giờ để tổng hợp báo cáo mỗi tháng/quý.
• Khó phối hợp giữa các thành viên trong team: Thông tin không được chia sẻ một cách hệ thống, dẫn đến việc làm trùng lặp hoặc sai sót.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM

Khi bạn sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Tiết kiệm 30-40% thời gian quản lý: Mình đã thực sự trải nghiệm điều này sau khi sử dụng CRM. Thay vì tìm kiếm thông tin trong hàng đống file, bạn chỉ cần gõ tên khách hàng là mọi thông tin hiện ra đầy đủ.
• Dễ dàng theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng: Từ khi tiếp cận khách hàng tiềm năng đến khi họ trở thành khách hàng thực sự, mọi bước đều được ghi lại rõ ràng.
• Tạo báo cáo tự động chỉ với một cú nhấp chuột: Không còn phải tốn 2-3 giờ mỗi tháng để làm báo cáo nữa.
• Quản lý email marketing hiệu quả: Dễ dàng phân nhóm khách hàng và gửi email hàng loạt đến các nhóm khác nhau.

Giới thiệu Hubspot CRM – Công cụ quản lý khách hàng hiệu quả

Ở những ngày đầu tìm hiểu về phần mềm quản lý khách hàng CRM, mình đã thử sử dụng Salesforce – một trong những giải pháp CRM lớn nhất thế giới. Salesforce đáp ứng khá tốt nhu cầu, nhưng có hai nhược điểm lớn: chi phí cao và giao diện không thực sự thân thiện với người dùng.

Sau đó, mình đã chuyển sang sử dụng Hubspot CRM và thấy đây là lựa chọn phù hợp hơn rất nhiều cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Ưu điểm nổi bật của Hubspot CRM:

• Có phiên bản miễn phí và phiên bản trả phí với chi phí hợp lý: Bạn có thể bắt đầu với phiên bản miễn phí và nâng cấp khi cần thiết.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Ngay cả khi bạn không có nhiều kiến thức về công nghệ, bạn vẫn có thể sử dụng Hubspot CRM một cách dễ dàng.
• Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu: Có thể tùy biến theo đặc thù kinh doanh XNK.

Một điều thú vị mình nhận ra là: càng đăng ký sớm, bạn càng được hưởng nhiều tính năng miễn phí hơn. Lý do là Hubspot thường “bóp” dần các tính năng miễn phí theo thời gian, nên nếu bạn quan tâm, hãy đăng ký ngay để được hưởng nhiều quyền lợi nhất.

Link đăng kí tài khoản Hubspot miễn phí: http://vixnk.com/huspot

Thành phần cơ bản và nguyên lý hoạt động của phần mềm quản lý khách hàng CRM

Để sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý khách hàng CRM, trước tiên bạn cần hiểu các thành phần cơ bản và cách chúng hoạt động. Trong Hubspot CRM, có 3 đối tượng (object) chính mà bạn sẽ làm việc thường xuyên:

Ba đối tượng (object) chính trong Hubspot CRM:

1. Contact: Đây là thông tin liên hệ của một cá nhân. Khi bạn tìm được một khách hàng tiềm năng, bạn sẽ lưu email, số điện thoại, website và các thông tin khác của họ vào Contact.
2. Company: Đây là thông tin về công ty của khách hàng. Mỗi Contact thường sẽ thuộc về một Company. Ngược lại, một Company có thể có nhiều Contact (ví dụ: một công ty có nhiều nhân viên mà bạn liên hệ).
3. Deal: Đây là cơ hội bán hàng. Mỗi khi bạn chào giá cho một khách hàng hoặc bắt đầu một quy trình bán hàng, bạn sẽ tạo một Deal. Deal giúp bạn theo dõi khách hàng đang ở giai đoạn nào trong quy trình bán hàng và dự đoán doanh số tương lai.

Mối quan hệ giữa các đối tượng:

• Mối quan hệ giữa Contact và Company là 1-1 (một Contact thuộc về một Company)
• Mối quan hệ giữa Company và Contact là 1-nhiều (một Company có thể có nhiều Contact)
• Deal được liên kết với Contact và/hoặc Company để theo dõi cơ hội bán hàng

Hiểu được ba đối tượng này và mối quan hệ giữa chúng là nền tảng để bạn có thể sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý khách hàng CRM.

Quy trình quản lý khách hàng với phần mềm CRM

Để theo dõi quá trình bán hàng từ đầu đến cuối, Hubspot CRM cung cấp ba thành phần quan trọng:

Lifecycle Stage: Theo dõi vòng đời của khách hàng

Lifecycle Stage giúp bạn theo dõi khách hàng từ khi họ mới quan tâm đến sản phẩm cho đến khi trở thành khách hàng thực sự. Các giai đoạn bao gồm:

• Subscriber: Người đăng ký, quan tâm đến sản phẩm
• Lead: Khách hàng tiềm năng
• Marketing Qualified Lead: Khách hàng tiềm năng đã được marketing xác nhận
• Sales Qualified Lead: Khách hàng tiềm năng đã được sales xác nhận
• Opportunity: Cơ hội bán hàng
• Customer: Khách hàng đã mua hàng

List Status: Quản lý trạng thái của danh sách khách hàng

List Status giúp bạn theo dõi quá trình từ khi một Lead (khách hàng tiềm năng) chuyển thành Opportunity (cơ hội bán hàng). Các trạng thái bao gồm:

• New: Lead mới
• In Progress: Đang trong quá trình liên hệ
• Open Deal: Đã mở cơ hội bán hàng
• Unqualified: Không phải khách hàng tiềm năng hoặc không phù hợp

Deal Stage: Quản lý trạng thái của cơ hội bán hàng

Deal Stage giúp bạn theo dõi quá trình từ khi chào hàng cho đến khi đơn hàng được hoàn tất. Các giai đoạn bao gồm:

• Offer: Đã chào giá
• Sample: Đã gửi mẫu
• Contract: Đang trong quá trình ký hợp đồng
• Payment: Đang thanh toán
• Close Won: Đã chốt đơn thành công
• Close Lost: Không chốt được đơn

Mối quan hệ giữa ba thành phần này rất thú vị: khi bạn tạo một Deal cho một Contact, Lifecycle Stage của Contact đó sẽ tự động chuyển từ Lead sang Opportunity. Và khi bạn đánh dấu một Deal là “Close Won”, Contact đó sẽ tự động chuyển thành Customer.

Liệu bạn có biết Cách tìm địa chỉ email của khách hàng xuât nhập khẩu bằng Email Hunter ?

Tùy biến phần mềm quản lý khách hàng CRM phù hợp với doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Điểm mạnh của Hubspot CRM là khả năng tùy biến để phù hợp với đặc thù kinh doanh của bạn. Đối với ngành xuất nhập khẩu, bạn có thể:

Tùy chỉnh các giai đoạn (stages) theo đặc thù kinh doanh xuất nhập khẩu

Bạn có thể thay đổi các giai đoạn trong Deal Stage để phản ánh quy trình bán hàng đặc thù của ngành xuất nhập khẩu. Ví dụ, thêm các giai đoạn như “Quote Sent”, “Shipping Documents” hay “Customs Clearance”.

Thêm các trường (fields) tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý

Bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh để lưu trữ thông tin đặc thù của ngành xuất nhập khẩu như “Incoterms”, “Shipping Method”, “HS Code”, “Origin Country”, v.v.

Tạo danh sách liên hệ (contact lists) để phân nhóm khách hàng

Phân loại khách hàng theo theo khu vực địa lý, theo sản phẩm quan tâm, hoặc theo giai đoạn stage sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả hơn và có chiến lược tiếp cận phù hợp.

Để tạo contact list, chúng ta sẽ filter (lọc) các contact theo những điều kiện nhất định.

Thông thường mình hay lọc ra thành các contact list như bên dưới:

-Active leads: dùng để email marketing

-Potent leads: Các khách hàng đã chào giá hoặc có cơ hội chuyển thành khách mua hàng.

-Customer leads: Danh sách các khách hàng đã mua hàng

-Unengagement leads: Các leads không có nhu cầu hoặc không tương tác.

Bạn có thể xem video hướng dẫn thao tác cách nhóm từng contac list trên.

Ở phần tiếp theo chúng ta sẽ cùng nhau sử dụng contact list vào email marketing sao cho hiệu quả.

Tối ưu hóa chiến dịch email marketing với phần mềm quản lý khách hàng CRM

Email marketing là một phần quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, và phần mềm quản lý khách hàng CRM có thể giúp bạn thực hiện điều này hiệu quả hơn:

Tạo và quản lý danh sách liên hệ (contact lists)

Bạn có thể tạo các danh sách khách hàng theo những tiêu chí cụ thể như khách hàng tiềm năng, khách hàng đã mua hàng, khách hàng theo khu vực địa lý, v.v. Việc này giúp bạn gửi email có nội dung phù hợp đến đúng đối tượng.

Sử dụng mẫu email (email templates)

Hubspot CRM cho phép bạn tạo và lưu các mẫu email để sử dụng lại. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp với khách hàng.

Thực hiện gửi email hàng loạt đến các nhóm khách hàng

Thay vì phải gửi từng email một, bạn có thể gửi cùng một email đến hàng trăm, hàng nghìn khách hàng chỉ với một vài cú nhấp chuột. Hơn nữa, bạn còn có thể theo dõi ai đã mở email, ai đã nhấp vào các liên kết trong email để có chiến lược tiếp cận phù hợp.

Tạo báo cáo và bảng điều khiển với phần mềm quản lý khách hàng CRM

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý khách hàng CRM là khả năng tạo báo cáo tự động, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh:

Theo dõi hiệu quả bán hàng qua dashboard

Bạn có thể tạo dashboard (bảng điều khiển) để theo dõi các chỉ số quan trọng như số lượng khách hàng tiềm năng, số lượng deal đang mở, tỷ lệ chuyển đổi, v.v.

Đo lường số lượng khách hàng, đơn hàng và doanh số theo thời gian

Hubspot CRM cho phép bạn xem các báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý để theo dõi sự phát triển của doanh nghiệp theo thời gian.

Phân tích xu hướng và đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu

Nhờ có báo cáo chi tiết, bạn có thể phát hiện các xu hướng, biết được sản phẩm nào bán chạy, thị trường nào tiềm năng để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

Mình hiện đang sử dụng Hubspot CRM trên cả máy tính và điện thoại, việc này giúp mình có thể kiểm tra doanh số, theo dõi khách hàng tiềm năng và xem các deal đang trong tiến trình bất cứ lúc nào, bất cứ đâu, chỉ với vài cú chạm.

Hướng dẫn đăng ký và bắt đầu sử dụng Hubspot CRM

Bắt đầu sử dụng Hubspot CRM rất đơn giản:

1. Truy cập vixnk.com/hubspot để đăng ký tài khoản miễn phí
2. Nhập địa chỉ email của bạn và xác nhận email
3. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy giao diện chính của Hubspot CRM với các mục Contact, Company, và Deal

Lưu ý quan trọng: Hãy đăng ký càng sớm càng tốt để được hưởng nhiều tính năng miễn phí nhất. Hubspot có xu hướng giảm dần các tính năng miễn phí theo thời gian, nên việc đăng ký sớm sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn cho bạn.

Xem thêm: Cách tạo website cho công ty xuất nhập khẩu

Kết luận

Phần mềm quản lý khách hàng CRM không còn là một công cụ xa lạ đối với các doanh nghiệp lớn trên thế giới, nhưng tại Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, vẫn còn rất nhiều người chưa tận dụng hết sức mạnh của nó.

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM như Hubspot có thể giúp bạn:

• Tiết kiệm 30-40% thời gian quản lý khách hàng
• Theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng một cách hệ thống
• Tạo báo cáo tự động chỉ với một cú nhấp chuột
• Tối ưu hóa chiến dịch email marketing
• Đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế

Mình hy vọng qua bài viết này, các bạn đã hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của phần mềm quản lý khách hàng CRM trong hoạt động xuất nhập khẩu. Hãy bắt đầu sử dụng CRM ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả công việc và đạt được những mục tiêu kinh doanh đầy tham vọng!

Nếu bạn quan tâm muốn tìm hiểu thêm về cách sử dụng Hubspot CRM một cách chi tiết, đừng quên theo dõi series hướng dẫn sắp tới của Vixnk nhé! Mình sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế và các mẹo hữu ích giúp bạn sử dụng công cụ này hiệu quả nhất.

Xem thêm : Cách gửi email hàng loạt cho khách hàng xuất nhập khẩu, không vào spam.