Chào mừng các bạn quay trở lại với Vixnk! Gần đây, mình nhận được khá nhiều câu hỏi từ những chủ xưởng, những bạn có sản phẩm bán tốt trong nước nhưng lại “đứng ngồi không yên” khi nghe người ta nói xuất khẩu lời lắm. Họ thắc mắc: “Làm thế nào để xuất khẩu“ được như người ta?
Câu chuyện quen thuộc là thế này: Có sản phẩm rồi, bán trong nước tốt rồi, nhưng khi muốn ra thế giới thì… bối rối không biết bắt đầu từ đâu. Sợ bị lừa, sợ sai sót, sợ “húp bánh chưng” với khách nước ngoài.
Hôm nay, mình sẽ chia sẻ với các bạn 6 bước cụ thể để trả lời câu hỏi Cách làm sao để xuất khẩu” một cách chi tiết nhất. Đây là hành trình dành cho những người mới, những bạn chưa bao giờ làm xuất khẩu nhưng muốn đưa sản phẩm Việt Nam ra thế giới.
3 Kỳ Vọng SAI LẦM Khi Muốn Xuất Khẩu
Trước khi đi vào quy trình xuất khẩu cụ thể, mình muốn các bạn tránh được những “cú sốc” không đáng có. Hiểu đúng tư duy ngay từ đầu sẽ giúp các bạn có kỳ vọng thực tế hơn.
Sai lầm 1: Có sản phẩm là xuất khẩu được ngay
Nhiều bạn nghĩ: “Sản phẩm mình bán tốt trong nước rồi, ra ngoài chắc cũng ngon”. Thực tế không đơn giản vậy đâu các bạn!
Xuất khẩu sản phẩm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố:
- Quy định của thị trường đích
- Lợi thế cạnh tranh về chi phí so với các nước khác
- Tiêu chuẩn chất lượng khắt khe hơn trong nước
Nếu chi phí sản xuất ở Việt Nam cao hơn Trung Quốc, Ấn Độ cùng sản phẩm, thì rõ ràng mình sẽ khó có lợi thế cạnh tranh. Đó là lý do tại sao không phải sản phẩm nào cũng “xuất ngoại” được.
Sai lầm 2: Liên hệ khách hàng là họ mua ngay
“Gửi email chào hàng là khách đặt luôn” – ước gì dễ thế! Thực tế, từ lúc liên hệ khách hàng đến khi chốt đơn hàng đầu tiên có thể mất từ 6 tháng đến vài năm.
Xuất khẩu là cuộc chạy marathon, không phải chạy 100m. Cần sự kiên trì, bền bỉ như kiến tha lâu đầy tổ. Khách hàng nước ngoài cần thời gian để tin tượng, để test sản phẩm, để đánh giá năng lực của bạn.
Xem thêm: Tôi có khách hàng xuất khẩu đầu tiên chưa đầy 2 tháng như thế nào
Sai lầm 3: Có hợp đồng là có lợi nhuận
Đừng vội mừng khi ký được hợp đồng đầu tiên! Nhiều trial order đầu tiên các bạn sẽ không lời, thậm chí lỗ một chút để:
- Tạo niềm tin với khách hàng
- Có kinh nghiệm thực tế
- Mở đường cho những đơn hàng sau
Và quan trọng hơn, chưa nhận được tiền từ khách hàng thì chưa an toàn. Rủi ro khách hàng “quỵt tiền” luôn tồn tại, kể cả với những khách quen.
6 Bước CỤ THỂ làm thế nào để xuất khẩu
Giờ đây, sau khi đã hiểu đúng về thực tế xuất khẩu, chúng ta cùng đi qua 6 bước làm thế nào để xuất khẩu một cách có hệ thống.
Bước 1: Research – Nghiên Cứu Thị Trường
Câu hỏi cốt lõi: Có thị trường nào ở nước ngoài cần sản phẩm của bạn không?
Đây là bước quan trọng nhất trong hướng dẫn xuất khẩu. Các bạn cần tìm hiểu:
Nghiên cứu cơ bản:
- Nước nào nhập khẩu nhiều nhất sản phẩm của bạn?
- Họ yêu cầu tiêu chuẩn gì? (chứng nhận, giấy phép, quy cách…)
- Mức giá họ chấp nhận là bao nhiêu?
So sánh đối thủ:
- Những nhà sản xuất Việt Nam nào đang xuất khẩu thành công?
- Họ làm gì khác biệt?
- Thế mạnh của mình so với họ là gì?
Ví dụ: Nếu bạn làm giày dép, cần biết EU yêu cầu chứng nhận REACH, nếu bán cho Mỹ và sản phẩm cho trẻ em thì cần tuân thủ CPSIA. Sản phẩm “medium level” chỉ phù hợp với thị trường có yêu cầu thấp hơn.
Bước 2: Marketing Materials – Xây Dựng Thương Hiệu
Câu hỏi cốt lõi: Không phải là làm thế nào để xuất khẩu, mà chính là: Khách hàng tìm thấy bạn ở đâu?
Khi khách hàng nước ngoài Google tên công ty bạn, họ thấy gì? Một trang Facebook cá nhân hay một website xuất khẩu chuyên nghiệp?
Công cụ tối thiểu cần có:
- Website chuyên nghiệp: Đây là “mặt tiền” của bạn trên thế giới digital
- Catalog sản phẩm chất lượng cao với thông tin chi tiết
- Video giới thiệu quy trình sản xuất
- Hình ảnh sản phẩm chuẩn quốc tế
Mình đã chia sẻ cách tạo website với chi phí thấp mà không cần biết lập trình. Các bạn có thể tham khảo video trước để tự tạo một website ưng ý.
Lưu ý: Marketing materials không chỉ là “làm cho đẹp” mà phải truyền tải được uy tín, chuyên môn và năng lực của công ty bạn.
Bước 3: Customer Acquisition – Tìm Kiếm Khách Hàng
Câu hỏi cốt lõi: Làm thế nào để tiếp cận khách hàng?
Đây là lúc bạn “ra biển lớn” tìm khách hàng. Có nhiều kênh để tìm khách hàng xuất khẩu:
Các kênh phổ biến:
- Hội chợ thương mại: Gặp mặt trực tiếp, xây dựng mối quan hệ
- Google Search: Tìm kiếm công ty nhập khẩu theo từ khóa
- Nền tảng B2B: Alibaba, Made-in-China, Global Sources…
- LinkedIn: Kết nối với decision makers
Tư duy quan trọng: Ở bước này, mục tiêu không phải “chốt đơn” mà là tạo list khách hàng tiềm năng. Số lượng lớn sẽ tạo ra chất lượng.
Mình thường khuyên các bạn nên khai thác tối đa mọi kênh có thể. Càng nhiều khách hàng tiềm năng, cơ hội thành công càng cao.
Bước 4: Negotiation – Báo Giá và Đàm Phán
Câu hỏi cốt lõi: Báo giá xuất khẩu và hợp đồng ra sao?
Khi khách hàng đã quan tâm, đây là lúc thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn. Một email báo giá tệ có thể “đánh bay” cơ hội ngay lập tức.
Kỹ năng cần thiết:
- Viết email chào hàng ấn tượng và chuyên nghiệp
- Techniques đàm phán hiệu quả
- Hiểu biết về điều khoản hợp đồng xuất khẩu
Điểm quan trọng: Khi khách gửi Purchase Order (PO), đừng vội đồng ý hết. Hãy xem xét kỹ những điều khoản có rủi ro cho người bán và đàm phán điều chỉnh.
Mình đã chia sẻ video chi tiết về cách viết email báo giá và cách đàm phán với khách hàng xuất khẩu. Các bạn có thể tham khảo để nâng cao kỹ năng này.
Xem thêm: Cách viết thư chào hàng xuất khẩu chuẩn không cần chỉnh
Bước 5: Execution – Sản Xuất, Giao Hàng và Thanh Toán
Câu hỏi cốt lõi: Giao hàng và lấy tiền như thế nào?
Đây là bước “sinh tử” quyết định thành công hay thất bại của giao dịch. Ba yếu tố then chốt:
Production (Sản xuất):
- Đảm bảo chất lượng theo đúng spec
- Timeline giao hàng chính xác
- Quality control nghiêm ngặt
Delivery (Giao hàng):
- Chọn forwarder uy tín
- Làm đúng thủ tục xuất khẩu
- Theo dõi hàng hóa suốt quá trình
Payment (Thanh toán): Quan trọng nhất! Nguyên tắc vàng: “Nắm đằng cán, không nắm đằng lưỡi”.
Với doanh nghiệp nhỏ, hãy sử dụng các payment terms an toàn:
- LC (Letter of Credit)
- TT in advance (Thanh toán trước)
- CAD (Cash Against Documents)
Tránh những điều khoản rủi ro như OA (Open Account) với khách hàng mới. Chỉ cần bị quỵt 1-2 lô là doanh nghiệp nhỏ có thể phá sản.
Bước 6: After-Sales Service – Dịch Vụ Sau Bán Hàng
Câu hỏi cốt lõi: Xử lý vấn đề phát sinh như thế nào?
Nhiều bạn nghĩ giao hàng lấy tiền xong là hết việc. Sai rồi! Dịch vụ sau bán hàng mới quyết định khách hàng có quay lại hay không.
Tại sao quan trọng?
- Xây dựng niềm tin dài hạn
- Tạo cơ hội reorder
- Word-of-mouth marketing hiệu quả
Những vấn đề thường gặp:
- Hàng thiếu, hỏng trong vận chuyển
- Sản phẩm không đúng spec
- Vấn đề về bao bì, nhãn mác
Tư duy đúng: “Không có vấn đề thì không phát triển”. Mỗi complaint là cơ hội để cải thiện và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Những đơn hàng đầu tiên rất dễ phát sinh vấn đề vì mọi thứ đều mới. Hãy bình tĩnh xử lý và học hỏi từ mỗi lần “vấp ngã”.
Xem thêm: Cách xử lý lý khiếu nại khách hàng xuất nhập khẩu
Lộ Trình Thực Hiện Làm Sao Để Xuất Khẩu Cho Người Mới
Sau khi hiểu rõ 6 bước làm thế nào để xuất khẩu, các bạn cần có lộ trình thực hiện phù hợp:
Chuẩn bị tâm lý:
- Đây là cuộc chạy marathon, không phải sprint
- Sẽ có thất bại, sai lầm – đó là bài học quý giá
- Kiên trí và học hỏi liên tục
Thực hiện từng bước:
- Bắt đầu với research kỹ lưỡng
- Xây dựng marketing materials chuyên nghiệp
- Khai thác tối đa các kênh tìm khách
- Luyện tập kỹ năng đàm phán
- Đảm bảo quy trình giao hàng – thanh toán an toàn
- Xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng
Học từ sai lầm: “Té ở đâu thì học ở đó”. Mỗi lần thất bại là một bài học giúp bạn mạnh mẽ hơn.
Tài Nguyên Hỗ Trợ
Để giúp các bạn thực hiện hiệu quả hơn, mình đã chuẩn bị một số tài liệu hỗ trợ:
Handbook ứng dụng AI trong xuất nhập khẩu: Gần đây mình đã soạn một cẩm nang chi tiết về cách sử dụng AI để tối ưu hóa quy trình xuất khẩu. Trong đó có:
- Những công cụ AI tiên tiến nhất
- Prompt mẫu để sử dụng ngay
- Cách tăng hiệu suất lên 3-5 lần
Handbook này hoàn toàn miễn phí và rất phù hợp cho những bạn mới bắt đầu hoặc muốn chuyển đổi số.
Link tải handbook miễn phí tại đây.
Kết Luận Về Quy Trình Làm thế nào để xuất khẩu
Làm thế nào để xuất khẩu không còn là câu hỏi khó nếu bạn hiểu rõ 6 bước cụ thể mình đã chia sẻ:
- Research – Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng
- Marketing Materials – Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp
- Customer Acquisition – Tìm kiếm khách hàng đa kênh
- Negotiation – Báo giá và đàm phán hiệu quả
- Execution – Giao hàng và thanh toán an toàn
- After-sales Service – Chăm sóc khách hàng tận tình
Hành trình xuất khẩu sản phẩm là con đường dài, nhưng với sự chuẩn bị kỹ càng và kiên trì thực hiện từng bước, các bạn hoàn toàn có thể thành công khi làm theo quy trình và học đầy đủ kỹ năng sales xuất khẩu.
Hy vọng những chia sẻ này sẽ hữu ích cho các bạn đang là chủ xưởng hoặc có mong muốn khởi nghiệp xuất khẩu. Hãy bắt đầu từ bước đầu tiên và kiên trì đi hết con đường!
Nếu thấy bài viết này hay và hữu ích, đừng quên like, share và theo dõi kênh để cập nhật thêm nhiều kinh nghiệm xuất khẩu thực tế nhé. Cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc!
