Không ít người trong ngành xuất nhập khẩu mình gặp đều có chung một thói quen: làm việc theo kiểu “đụng việc đâu thì làm đó”. Hôm nay tìm khách, mai làm báo giá, mốt trả lời email khiếu nại. Kết quả? Mệt mỏi mà hiệu quả không cao.
Mình nhớ có lần gặp một bạn làm xuất khẩu nông sản. Bạn ấy than phiền rằng làm việc từ sáng đến tối, nhưng cả tháng chỉ có 1-2 đơn hàng nhỏ. Khi mình hỏi về quy trình làm việc, câu trả lời là: “Quy trình gì? Mình làm theo cảm tính thôi!”
Đây chính là vấn đề cốt lõi.
Thử nghĩ xem, mọi thứ trên đời đều vận hành theo hệ thống. Đây là idea lớn nhất mình học được từ sách “Work The System” của Sam Carpenter.
Ví dụ đơn giản từ đèn giao thông được lập trình chuyển đổi theo thời gian, đến cơ thể con người với hệ tuần hoàn, hô hấp hoạt động nhịp nhàng đều là hệ thống.
Công việc kinh doanh và thậm chí cả cuộc sống của bạn cũng là tập hợp của nhiều hệ thống nhỏ. Nó có thể chứa nhiều quy trình vận hành một cách hiệu quả hoặc không hiệu quả. Khi hệ thống chứa các quy trình không hiệu quả, chúng ta sẽ phải vật lộn với các vấn đề phát sinh từ chúng. Và ngược lại, chúng ta sẽ cảm thấy hạnh phúc khi các quy trình này vận hành trơn tru.
Có một ý mà tác giả đề cập, càng nghĩ mình càng thấy đúng. Đó là hành vi của con người chúng ta là organic action. Nghĩa là nếu giao một công việc cho 3 người làm, rất có thể 3 người sẽ thực hiện theo 3 cách khác nhau, và cho ra 3 kết quả khác nhau. Để có được cùng kết quả mong muốn nhất, đơn giản chỉ là có 1 file (documentation) hướng dẫn từng bước làm một để 3 người đó có thể làm theo.
Đồng thời, ý nghĩa vô cùng quan trọng của việc thiết lập quy trình/hệ thống đó là: một hệ thống khi thiết lập đúng, nó sẽ tự chạy mà không cần bạn có mặt hoặc giám sát từng giây từng phút.
Việc xây dựng system, bản thân nó cũng được xem là 1 quy trình, gồm 3 bước:
- Bước 1: Xác định mục tiêu Strategic Objective (SO): trả lời câu hỏi Why, vì sao bạn làm điều này và đích bạn hướng tới là gì. Ví dụ, đối với dự án Vixnk, Strategic Objective là trở thành nơi chia sẻ kiến thức xnk phổ biến nhất cho các bạn sinh viên, người mới vào ngành hoặc trái ngành ở Việt Nam.
- Bước 2: Thiết lập General Operating Principle: dịch nôm na là các quy tắc vận hành tổng quát để giữ cho các hành động/quyết định hướng về SO.
- Bước 3: Viết Working Procedure bắt đầu cho những công việc có ảnh hưởng lớn và thường xuyên lặp đi lặp lại.
Bài học bản thân mình rút ra để áp dụng cho công việc xuất nhập khẩu:
Việc có đơn hàng xuất khẩu chính là hệ thống tập hợp của nhiều quy trình:
- Quy trình nghiên cứu thị trường xuất khẩu – để hiểu đúng nhu cầu khách hàng.
- Quy trình tìm khách hàng xuất khẩu và tiếp cận khách hàng – có hệ thống, không random
- Quy trình đàm phán và chốt deal – từng bước có kế hoạch.
- Quy trình xử lý khiếu nại – chuyên nghiệp và nhất quán.
Khi chúng ta xây dựng được các quy trình đúng đắn, kết quả sẽ trở nên “consistent” – đồng nhất và có thể dự đoán được. Hiểu điều này và xây dựng được các quy trình đúng, bạn sẽ không còn thấy khó khăn nữa.
Mình cũng để ý rằng, các công ty càng lớn thì càng làm việc theo system và quy trình. Đó là lý do, mình recommend các bạn chủ doanh nghiệp xuất khẩu hoặc ở vị trí quản lý rất nên đọc cuốn này.
Sách này mình đọc bản tiếng anh bằng file mềm trên Kindle, cũng không rõ là có bản dịch tiếng Việt không. Các bạn có thể xem bản tiếng anh trên Amazon tại đây.
Ngoài ra, nếu bạn thấy chia sẻ hay và ý nghĩa, hãy để lại comment ở phần bình luận của bài viết.
Xem thêm: Sách Nông Sản Việt Nam và Thế Giới
