Bạn đang dành hàng giờ đồng hồ để gửi email chào hàng đến nhiều khách hàng? Bạn vẫn đối mặt với thách thức làm thế nào để gửi hàng loạt email một cách cá nhân hóa đến khách hàng xuất nhập khẩu? Hôm nay, Vixnk sẽ hướng dẫn cách gửi email hàng loạt cho khách hàng xuất nhập khẩu hiệu quả nhất thông qua việc sử dụng HubSpot.
Đừng lo lắng về khi nghĩ rằng gửi nhiều email cùng lúc sẽ rơi vào hộp spam của khách hay khách hàng không đọc. Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu và giải quyết các vấn đề trên, giúp bạn dễ dàng thực hiện khi làm theo từng bước của bài chia sẻ.
Video cách gửi email hàng loạt cho khách hàng xuất nhập khẩu
CRM và lợi ích của gửi email hàng loạt trong xuất nhập khẩu
Trong các công ty lớn, họ thường sử dụng CRM (Customer Relationship Management) để quản lý quan hệ khách hàng. Đây là nơi chứa module về email giúp doanh nghiệp chào hàng hàng loạt mà không bị spam. Như các anh chị đã biết, việc gửi nhiều email từ cùng một hộp có thể sẽ bị vào spam inbox, nhưng với CRM, thuật toán sẽ giúp tránh điều này.
Ngoài ra, chúng ta có thể sử dụng CRM để cập nhật thông tin thị trường cho khách hàng hoặc gửi thông báo dịp lễ đến khách hàng. Một số phần mềm CRM có thể được kể đến như Oracle, Salesforce. Về phần chi phí phần mềm CRM thì rất nhiều level, từ miễn phí đến tốn phí. Như công ty mình đang công tác hiện sử dụng phần mềm Salesforce với chi phí khoảng vài ngàn đô mỗi năm.
Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc thậm chí là người mới bắt đầu làm trong linh vực xuất nhập khẩu, thì không cần phải lo lắng bỏ ra quá nhiều chi phí như vậy. Mình sẽ giới thiệu công cụ có thể sử dụng version miễn phí – Hubspot. Nó rất phù hợp cho các doanh nghiệp chưa có nhiều ngân sách, nhưng vẫn có thể sử dụng gần như khá đầy đủ chức năng của một CRM. Với khả năng gửi 2000 email mỗi tháng miễn phí, đây là tool phải có giúp bạn kết nối với khách hàng xuất nhập khẩu thường xuyên và ít tốn thời gian.
P/S: Ngoài Hubspot, mình cũng đã trải nghiệp các phần mềm chuyên gửi email khác như Mailchip, nhưng vẫn cảm thấy Hubspot là công cụ mạnh mẽ vừa giúp các bạn gửi email marketing, chào hàng, vừa quản lý cơ sở data khách hàng xuất nhập khẩu một cách tối ưu nhất.
Xem thêm: Cách tìm kiếm khách hàng xuất xuất khẩu
Hướng dẫn cách gửi email hàng loạt cho khách hàng xuất nhập khẩu
Bài hướng dẫn sẽ được chia thành 4 phần. Bạn sẽ hiểu cách tạo tài khoản Hubspot miễn phí, cách thêm danh sách khách hàng, viết email chào hàng hoặc nội dung gửi, và theo dõi hiệu quả của email đã gửi.
Bước 1: Tạo tài khoản miễn phí trên HubSpot
Hướng dẫn tạo tài khoản miễn phí trên trang chủ HubSpot. Để bắt đầu, truy cập https://vixnk.com/hubspot.
Để nhanh và đơn giản hóa quá trình tạo tài khoản, các bạn có thể dùng Google account để đăng ký.
Sau khi dùng tài khoản google để đăng nhập xong, giao diện của Hubspot sẽ hiện ra, các anh chị chọn “Industry” mà công ty các anh chị đang kinh doanh. Có thể chọn “Import and export” giống hình bên dưới.
Tiếp theo, bạn sẽ điền chức vụ hiện tại của bạn. Ví dụ như “Manager”
Và bước tiếp theo, bạn sẽ ghi tên công ty của mình. Ví dụ: “Company A”. Trong thực tế, hãy ghi tên thật của công ty của bạn.
Sau đó hãy cung cấp địa chỉ website của công ty
Sau đó, chọn địa chỉ hosting data mà bạn muốn lưu trữ. Có 2 option là EU và US. Bạn có thể chọn “US” nếu không có yêu cầu cụ thể.
Và bấm “Create Account”. Một bảng thông báo hiện ra với thông tin bạn đã tạo thành công account Hubspot.
Bạn sẽ được hỏi về kinh nghiệm sử dụng công cụ. Chẳng hạn: Có thể chọn “Mình đã từng sử dụng CRM trước đây, nhưng là người mới với HubSpot” (hàng số 2)
Tiếp theo, chọn một template có sẵn để bắt đầu. Hãy chọn mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn, chẳng hạn “Sales” và “Track sales pipeline”. Sau đó chọn “Apply template”
Tiếp theo, một giao diện xuất bạn hướng dẫn bạn các bước tạo contact. Bạn có thể chọn bỏ qua hướng dẫn cách sử dụng mẫu “Skip and use sample contacts”.
Hệ thống sẽ báo áp dụng template mẫu đã chọn của bạn.
và cuối cùng bấm “Get Started”.
Họ sẽ hướng dẫn về cách sử dụng, hãy theo dõi để hoàn tất cài đặt tài khoản. Khi hoàn thành phần cài đặt, mình sẽ hướng dẫn cách thêm thông tin liên hệ vào HubSpot.
Bước 2: Thêm danh sách liên hệ khách hàng vào HubSpot
Cách thêm liên hệ thủ công hoặc thông qua chức năng “Create Contact”.
Nhấn vào “Contacts”
Sau đó chọn “Create Contact”.
Một bảng hướng dẫn hiện ra, nếu bạn muốn xem cách hướng dẫn thì chọn “Help me get started”. Vì mình biết cách rồi nên chọn “I’ll set it up my self”.
Ở bước tiếp theo, các anh chị điền thông tin như địa chỉ email, tên, số điện thoại và quốc gia của khách hàng.
Khi hoàn tất, bấm “Create”. Bây giờ bạn đã tạo thông tin liên hệ thành công trên HubSpot. Bạn có thể sử dụng tại giao diện này để thực hiện các thao tác nhấp vào biểu tưởng email để gửi email cho khách và bấm vào biểu tưởng hình điện thoại để call khách hàng. Phần Lead status chính là trạng thái liên hệ (thường để lead – nghĩa là những contact tìm năng). Đây chính là giao diện cơ bản của một CRM – hệ thống quản lý quan hệ khách hàng.
Sau khi thêm thông tin liên hệ vào HubSpot, bạn sẽ cần điều chỉnh và quản lý dữ liệu. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhập thông tin từ các nguồn khác vào HubSpot.
- Nhập contact bằng import file
Cách thứ 2 để nhập nhiều thông tin liên hệ cùng lúc nhanh hơn, bạn có thể chọn nút “Import” (kế nút Creat contact).
Nếu bạn có nhiều thông tin liên hệ từ các khách hàng, việc nhập từng cái một sẽ rất mất thời gian. Tiếp theo, bạn chọn “I’ll set it up my self” như ở trên. Và sau đó, chọn “Start an import”.
Một giao diện hiện ra hỏi cách bạn import như thế nào. Các bạn chọn mục đầu tiên “Import file from compute”.
Và sau đó chọn “One file” và chọn “One Object” ở giao diện tiếp theo.
Và tiếp theo, chọn “Contact” như hình bên dưới:
Lúc này sẽ xuất hiện 1 giao diện giúp các bạn import thông tin từ một file template.
File template này các bạn có thể tải về tại: https://vixnk.com/contacthub. Sau khi tải file template về máy tính, bạn sẽ mở file để điền thông tin cần thiết như tên, họ, email, số điện thoại và tên công ty của khách hàng. Teamplate giúp các bạn có thể điền 100, thậm chí 1000 contact cùng lúc.
Sau khi điền thông tin vào template, quay lại giao diện HubSpot, chọn “Choose a file” và thêm file template đã điền thông tin. Chọn “Create or Update Contacts” để thêm thông tin vào hệ thống của bạn.
Hệ thống sẽ auto mapping các trường hiển thị các thông tin cần nhập và hỏi liệu bạn muốn tạo danh sách liên hệ từ các thông tin trong file này hay không. Bạn chọn “Có” nếu muốn tạo danh sách và chọn “Đồng ý” với các điều khoản về quyền riêng tư và chính sách gửi email, và chọn “Finish import”
Sau khi hoàn tất, kiểm tra danh sách liên hệ để đảm bảo thông tin đã được nhập đúng và hoàn chỉnh. Bạn có thể kiểm tra thông tin như tên, họ, email, số điện thoại và tên công ty để chắc chắn mọi thứ đều chính xác. Kết quả cuối cùng bạn sẽ được như hình bên dưới là ok.
Bước 3: Soạn nội dung email và gửi
- Soạn nội dung email
Khi đã hoàn thành việc thêm thông tin liên hệ, bạn có thể bắt đầu viết email trong HubSpot bằng cách chọn “Marketing” và sau đó chọn “Email”. Bạn có thể tạo email theo mẫu sẵn có hoặc viết email mới từ đầu.
Khi đó sẽ xuât hiện giao diện cho các bạn chọn “Take a tour” nếu các bạn muốn xem hướng dẫn hoặc chọn luôn “Create email” để vào nhanh phần tạo email.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, các chức năng hướng dẫn trong HubSpot sẽ giúp bạn từng bước một. Bằng cách làm theo các hướng dẫn này, bạn có thể quản lý thông tin liên hệ và gửi email một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Ở giao diện tiếp theo, các bạn chọn mục “Regular” khi phần mềm hỏi Choose an email type.
Và để rút gắn công việc viết email thì các bạn hãy chọn sử dụng 1 template email có sẵn bằng cách chọn như hình bên dưới, sau đó mình chỉ cần tùy chỉnh lại theo ý.
Để tạo một email chất lượng, trong HubSpot, bạn có thể thêm và tùy biến nhiều yếu tố như hình ảnh, văn bản, nút kêu gọi hành động, phân chia mạng xã hội và thậm chí cả video. Có rất nhiều tính năng mà bạn có thể tận dụng để tạo nên một email thu hút.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ được dẫn dắt qua việc thiết lập email từ mẫu có sẵn. Đầu tiên, bạn có thể thêm logo hoặc tên công ty vào email của mình. Điều này giúp tạo sự nhận biết và chuyên nghiệp. Đôi khi, bạn cũng có thể sử dụng chữ thay thế để tạo khả năng cá nhân hóa cao hơn.
Sau khi thêm logo hoặc tên công ty, bạn có thể chỉnh sửa nội dung email. Các bạn có thể tự tạo nội dung email hoặc xem thêm bài viết cách viết thư chào hàng xuất khẩu. Đừng quên cá nhân hóa thông tin như tên người nhận để tạo sự gần gũi và chân thành hơn bằng cách chọn “Personalize” và add “First name” của mục contact vào ngay vị trí Dear bên dưới.
Sau khi sửa đổi nội dung email, bạn có thể tinh chỉnh phần còn lại của email như kích thước hình ảnh, việc sử dụng link và quá nhiều hình ảnh trong email rất dễ bị xem là spam. (Hình ảnh trong email tối đa 1-2 hình)
- Chọn setting thực hiện cách gửi email hàng loạt cho khách hàng xuất nhập khẩu:
Tiếp theo, bạn cần thiết lập các thông số trong phần “Settings”. Điền thông tin người gửi, tiêu đề email, và các thông tin về footer email của bạn để tạo điểm nhận diện độc đáo cho email của bạn.
Phần office location là bắt buộc phải điền, và sẽ hiện ở hiện cuối chân email. Ngoài ra, đừng quên thêm mục “Hủy đăng ký” để tôn trọng mong muốn của người nhận không muốn nhận email sau này. Nếu bạn sử dụng phiên bản miễn phí, logo của HubSpot sẽ được hiển thị. Tuy nhiên, bạn có thể xem xét nâng cấp để loại bỏ logo này nếu bạn muốn.
Tiếp theo, hãy vào tab “Send or schedule” để thiết lập chọn danh sách và gửi.
Bạn cũng cần chọn đúng danh sách những người nhận email của bạn để gửi đúng đối tượng mà bạn muốn. Tick vào nút “Don’t send to unengaged contacts” để hệ thống tự bỏ các email không có tương tác (nên chọn tick).
Sau khi hoàn tất thiết lập, hãy xem lại và kiểm tra email trước khi gửi. Hãy chắc chắn rằng các thông tin và giao diện của email đều chính xác và hấp dẫn trước khi bạn gửi đi. Bằng việc làm theo các bước này, bạn sẽ tạo ra những email chất lượng và tăng cường tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.
Sau khi gửi email, bạn sẽ thấy hai giao diện: một cho máy tính và một cho điện thoại. Bạn bấm “Send” sau khi xem lại và đảm bảo sẵn sàng gửi.
Bước 4: Đánh giá hiệu quả và tiến hành theo dõi
- Xem báo cáo sau khi gửi email.
HubSpot cung cấp báo cáo sau khi bạn gửi email, với các chỉ số như tỉ lệ mở email, tỉ lệ click, và tỉ lệ phản hồi. Việc này giúp bạn đánh giá hiệu quả của chiến dịch email và điều chỉnh các follow-up email để tối ưu hóa hiệu suất gửi email của bạn.
Hy vọng những hướng dẫn này hữu ích và giúp bạn tăng tương tác với khách hàng hơn, cũng như lập kế hoạch cho việc theo dõi và gửi email nhắc nhở nếu cần.
Một số lưu ý trong cách gửi email hàng loạt cho khách hàng xuất nhập khẩu
Không đính kèm quá nhiều hình ảnh, vì hình ảnh quá nhiều sẽ rất dễ kích hoạt con Bot của hostmail để chặn thư của bạn. Đồng thời bạn cũng nên tích vào nút do not send to unengaged contact khi setting gửi email bằng Hubspot. Unengaged contact là những email không có actitivities (click, reply) bạn trong 10 emails gần nhất.
Ngoài ra, dù gì đi nữa thì cách gửi email hàng loạt cho khách hàng xuất nhập khẩu cũng chỉ là một công cụ email marketing. Các doanh nghiên nên sử dụng đa kênh để kết nối và xây dựng quan hệ với khách hàng, cũng như nâng cao kỹ năng sales xuất khẩu của nhân viên. Ví dụ như dành thời gian để mời khách đi ăn, gặp gỡ trực tiếp khách nhằm tăng sự kết nối và hiểu khách hàng hơn. Đây là cơ sở cho những đơn hàng lớn kí trong tương lại.
