Chào các bạn, hôm nay Vixnk muốn chia sẻ với các bạn một kỹ năng quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu mà chắc chắn bạn sẽ cần đến: kỹ năng thông báo tăng giá mà khách vẫn happy. Dù không ai thích việc này, nhưng biến động thị trường và chi phí là điều không tránh khỏi trong kinh doanh quốc tế.
Qua nhiều năm làm việc với đối tác nước ngoài, mình nhận ra rằng cách bạn thông báo tăng giá với khách có thể quyết định việc khách hàng sẽ tiếp tục đồng hành cùng bạn hay tìm đến đối thủ cạnh tranh. Vậy làm thế nào để khách hàng dễ dàng chấp nhận điều này? Đây là một trong các kỹ năng sales xuất khẩu cần có. Hãy cùng Vixnk tìm hiểu nhé!
Video hướng dẫn cách viết email thông báo tăng giá
II. Những nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc tăng giá
Trước khi đi vào cách viết email thông báo tăng giá, mình muốn các bạn hiểu rõ những nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc này. Khi hiểu rõ nguyên nhân, bạn sẽ có cơ sở vững chắc để giải thích với khách hàng.
A. Nguyên nhân khách quan
Đây là những nguyên nhân đến từ thị trường, nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp:
- Chi phí vận chuyển tăng cao: Đặc biệt từ tháng 7-8 vừa qua, cước phí vận chuyển quốc tế đã tăng đột biến. Nếu bạn bán hàng theo điều kiện CFR (bao gồm cước phí), việc tăng giá là không thể tránh khỏi.
- Chi phí nguyên vật liệu tăng: Giá nguyên liệu thô như sắt thép, nhựa, giấy… đều có xu hướng tăng trong thời gian gần đây. Đây là yếu tố trực tiếp tác động đến giá thành sản phẩm.
- Biến động thị trường quốc tế: Các yếu tố như lạm phát, xung đột địa chính trị, hay đứt gãy chuỗi cung ứng đều có thể làm tăng chi phí sản xuất và vận chuyển.
B. Nguyên nhân chủ quan
Đây là những nguyên nhân xuất phát từ nội tại doanh nghiệp:
- Chi phí sản xuất/gia công tăng: Việc nâng cấp quy trình sản xuất, đầu tư máy móc mới hoặc đơn giản là chi phí vận hành nhà máy tăng.
- Lương công nhân tăng: Khi chi phí nhân công tăng (do điều chỉnh lương tối thiểu hoặc cạnh tranh nguồn lao động), giá thành sản phẩm cũng phải tăng theo.
- Cải thiện hiệu suất kinh doanh: Đôi khi, bạn nhận ra rằng mức giá trước đây quá thấp, gần như không có lợi nhuận. Việc điều chỉnh giá là cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh lành mạnh.
III. Công thức 3 bước thông báo tăng giá chuyên nghiệp
Sau nhiều lần thông báo tăng giá cho khách hàng, mình đã đúc kết được một công thức 3 bước đơn giản nhưng hiệu quả. Bí quyết nằm ở cách bạn trình bày thông tin và xây dựng lòng tin với đối tác.
1. Bước 1: Bày tỏ lòng cảm ơn và trân trọng
Trước khi đề cập đến vấn đề tăng giá, hãy bắt đầu email bằng lời cảm ơn chân thành:
“Chúng tôi chân thành cảm ơn Quý khách đã gửi yêu cầu báo giá mới. Sự hợp tác của Quý khách trong thời gian qua là vô cùng quý giá đối với chúng tôi.”
Việc bày tỏ lòng biết ơn không chỉ là phép lịch sự, mà còn giúp:
- Xây dựng thiện cảm trước khi đưa ra tin không vui
- Khẳng định giá trị của mối quan hệ kinh doanh
- Tạo tâm lý tích cực cho người đọc
2. Bước 2: Đưa ra nguyên nhân hợp lý
Đây là bước quan trọng nhất! Bạn cần chuyển hóa mọi nguyên nhân (kể cả chủ quan) thành những lý do hợp lý, có thể kiểm chứng được.
Thay vì viết: “Chúng tôi cần tăng lợi nhuận” Hãy viết: “Do chi phí nguyên liệu đầu vào tăng 15% từ tháng 7, cùng với việc tỷ lệ sống của nguyên liệu giảm trong mùa mưa vừa qua, chúng tôi buộc phải điều chỉnh giá để đảm bảo chất lượng sản phẩm.”
Lưu ý quan trọng:
- Chỉ đưa ra những thông tin có thể kiểm chứng được
- Sử dụng dữ liệu và số liệu cụ thể để tăng độ tin cậy
- Trình bày nguyên nhân một cách khách quan, không đổ lỗi
3. Bước 3: Đề xuất mức giá mới và chờ phản hồi
Sau khi đã giải thích rõ nguyên nhân, hãy đề xuất mức giá mới một cách tế nhị:
“Với những thay đổi trên thị trường, chúng tôi kính mong Quý khách chấp nhận mức điều chỉnh 7% so với báo giá trước. Chúng tôi cam kết duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho Quý khách.”
Khi đề xuất mức giá mới, nên:
- Sử dụng từ ngữ tế nhị như “điều chỉnh” thay vì “tăng giá”
- Cân nhắc giữa việc nêu phần trăm tăng hoặc số tuyệt đối (tùy vào mức độ tăng)
- Kết thúc bằng cam kết về chất lượng và dịch vụ
- Để ngỏ cơ hội đàm phán
IV. Mẫu email thông báo tăng giá chuyên nghiệp
Dưới đây là một mẫu email thông báo tăng giá thực tế mà mình thường sử dụng:
Subject: Cập nhật báo giá mới – [Tên sản phẩm] – [Tháng/Năm]
Kính gửi [Tên khách hàng],
Cảm ơn Quý khách đã gửi yêu cầu báo giá mới. Chúng tôi rất trân trọng sự hợp tác liên tục từ [Công ty khách hàng].
Về cập nhật thị trường gần đây:
– Giá nguyên liệu đã tăng đáng kể, với size lớn đạt mức 28.000 VND và size nhỏ cũng tăng tương ứng.
– Con giống (fingerling) cũng tăng giá do nguồn cung giảm.
– Nguồn cung bị hạn chế do tỷ lệ sống giảm trong mùa mưa vừa qua.
Vì những lý do trên, đối với đơn hàng mới cho tháng 10-11, chúng tôi kính mong Quý khách chấp nhận mức điều chỉnh tăng 7 cent so với báo giá trước.
Báo giá cập nhật như sau:
– Sản phẩm A: $X.XX/kg
– Sản phẩm B: $X.XX/kg
Chúng tôi cam kết duy trì chất lượng sản phẩm tốt nhất và đảm bảo giao hàng đúng tiến độ như thường lệ.
Rất mong nhận được phản hồi và đơn đặt hàng từ Quý khách.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh]
[Thông tin liên hệ]
Phân tích mẫu email:
- Phần mở đầu: Thể hiện sự trân trọng và cảm ơn
- Phần giữa: Cung cấp thông tin thị trường với số liệu cụ thể
- Phần đề xuất: Đưa ra mức điều chỉnh cùng lời đề nghị lịch sự
- Phần kết: Nhấn mạnh cam kết về chất lượng và mong đợi phản hồi
V. Lưu ý quan trọng khi thông báo tăng giá
Ngoài công thức 3 bước, có một số lưu ý quan trọng giúp việc thông báo tăng giá hiệu quả hơn:
Tránh cạnh tranh chỉ dựa trên giá
Như Vĩ luôn nhắc nhở: “Nếu chỉ cạnh tranh về giá, đó là con đường đưa doanh nghiệp Việt Nam đi xuống chứ không phải đi lên.” Hãy xây dựng giá trị cạnh tranh dựa trên chất lượng, dịch vụ và uy tín.
Nhấn mạnh giá trị chất lượng và dịch vụ
Khi thông báo tăng giá, đừng quên nhấn mạnh những giá trị mà khách hàng nhận được:
- Sản phẩm đạt chuẩn chất lượng cao
- Dịch vụ hậu mãi tốt
- Giao hàng đúng hẹn
- Độ tin cậy trong quan hệ kinh doanh
Lựa chọn thời điểm thông báo tăng giá phù hợp
Thời điểm thông báo tăng giá cũng rất quan trọng:
- Nên thông báo trước ít nhất 5-7 ngày so với ngày áp dụng giá mới
- Tránh thông báo vào những thời điểm nhạy cảm (như đang có sự cố chất lượng)
- Nếu có thể, hãy thông báo cùng lúc với tin tức thị trường về sự tăng giá tương tự
Chuẩn bị phương án đàm phán
Luôn chuẩn bị tinh thần cho việc khách hàng sẽ phản đối:
- Chuẩn bị một số nhượng bộ nhỏ (như giữ nguyên giá cho đơn hàng đã ký)
- Cân nhắc phương án chia sẻ chi phí (tăng từng phần thay vì một lần)
- Đề xuất những ưu đãi khác để bù đắp (như điều khoản thanh toán linh hoạt)
VI. Những sai lầm cần tránh khi thông báo tăng giá
Qua kinh nghiệm làm việc, mình thấy có một số sai lầm phổ biến khi thông báo tăng giá mà các bạn nên tránh:
Thông báo quá muộn hoặc quá gấp
Việc thông báo đột ngột sẽ gây bất mãn và mất lòng tin từ khách hàng. Hãy luôn cho họ thời gian chuẩn bị.
Không cung cấp đủ lý do thuyết phục
Một email ngắn gọn kiểu “Chúng tôi buộc phải tăng giá 10% từ tháng sau” sẽ chỉ nhận được phản ứng tiêu cực. Hãy đầu tư thời gian giải thích rõ ràng.
Sử dụng ngôn từ tiêu cực hoặc đổ lỗi
Tránh những câu như “Do khách hàng yêu cầu quá nhiều dịch vụ bổ sung” hoặc “Chúng tôi đã chịu lỗ quá lâu rồi”. Hãy giữ giọng điệu chuyên nghiệp và tích cực.
Tăng giá quá nhiều trong một lần thông báo
Nếu cần tăng giá nhiều, hãy cân nhắc việc tăng từng đợt nhỏ thay vì một lần tăng mạnh, gây sốc cho khách hàng.
VII. Kết luận
Việc thông báo tăng giá luôn là thách thức trong kinh doanh xuất nhập khẩu, nhưng với cách tiếp cận đúng, bạn có thể giữ được khách hàng dù phải tăng giá. Hãy nhớ công thức 3 bước của Vixnk:
- Bày tỏ lòng cảm ơn và trân trọng
- Đưa ra nguyên nhân hợp lý, có thể kiểm chứng
- Đề xuất mức giá mới một cách tế nhị và chờ phản hồi
Qua kinh nghiệm của mình, khi áp dụng đúng phương pháp này, tỷ lệ khách hàng chấp nhận thông báo tăng giá rất cao. Đặc biệt, với những khách hàng đã có mối quan hệ lâu dài và tin tưởng vào chất lượng sản phẩm của bạn, họ sẽ sẵn sàng chấp nhận mức giá cao hơn để duy trì mối quan hệ kinh doanh.
Hãy nhớ rằng: Trong xuất nhập khẩu, đừng chỉ cạnh tranh về giá mà hãy cạnh tranh về chất lượng và dịch vụ. Đó mới là con đường phát triển bền vững cho doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường quốc tế.
VIII. Nguồn tham khảo và thông tin thêm
Bạn có thể tìm hiểu thêm nhiều kiến thức xuất nhập khẩu hữu ích khác tại:
- Kênh Youtube “Vĩ xuất nhập khẩu” với các video chia sẻ hàng tuần.
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ cho bạn bè trong cộng đồng xuất nhập khẩu của mình nhé!
Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết của Vixnk. Chúc các bạn thành công trong việc thông báo tăng giá và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách
Xem thêm : Cách tôi trả lời khi khách hàng chê giá cao, không có nhu cầu trong XNK
