Theo thống kê, hơn 80% các giao dịch xuất khẩu đều trải qua khâu gửi hàng mẫu cho khách xuất khẩu trước khi ký hợp đồng chính thức. Thế nhưng, câu hỏi “nên free hay tính phí” vẫn khiến rất nhiều doanh nghiệp đau đầu – đặc biệt là những bạn mới bước chân vào con đường xuất khẩu.
Hôm nay, Vĩ sẽ chia sẻ với các bạn 5 nội dung chính để giải quyết bài toán này một cách thông minh: Tại sao cần gửi mẫu, có nên tính phí hay không, cách trả lời thuyết phục khách hàng, những trường hợp đáng đầu tư chi phí, và cuối cùng là những lưu ý quan trọng mà mình rút ra từ kinh nghiệm thực tế.
Video hướng dẫn gửi hàng mẫu cho khách xuất khẩu
Tại Sao Cần Gửi Hàng Mẫu Cho Khách Xuất Khẩu?
Có thể so sánh việc gửi hàng mẫu cho khách xuất khẩu giống như khi các bạn mua hàng online vậy. Chỉ khác là thay vì “review khách hàng”, khách xuất khẩu cần “sờ nắm” sản phẩm thật để tin tưởng.
Trong xuất khẩu, đa phần giao dịch diễn ra qua email hoặc điện thoại. Khách hàng chưa được tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm, vì vậy họ khó có thể tin tưởng hoàn toàn chỉ dựa vào hình ảnh hay mô tả. Đây chính là lý do tại sao việc gửi mẫu trở thành bước không thể thiếu trong quy trình bán hàng xuất khẩu chuẩn.
Quy trình bán hàng xuất khẩu thường gồm các bước sau:
- Offer list, liên hệ email – Bước khởi đầu quan hệ
- Báo giá – Khi khách hàng có hứng thú
- Gửi mẫu – Bước quan trọng xây dựng lòng tin
- Audit nhà máy (nếu cần) – Khách hàng kiểm tra thực tế
- Ký hợp đồng – Kết quả cuối cùng
Như các bạn thấy, việc gửi hàng mẫu cho khách xuất khẩu nằm ở vị trí khoảng bước 2-3, đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa “quan tâm” và “quyết định mua”.
Phân Biệt Sample Cost và Freight Cost – Chìa Khóa Thành Công
Đây là điểm mà nhiều bạn thường bị nhầm lẫn. Khi nói về chi phí gửi mẫu, thực tế nó được chia thành hai phần hoàn toàn khác biệt.
Sample Cost (Chi phí mẫu)
Sample cost là chi phí của chính sản phẩm mẫu. Ví dụ, nếu các bạn làm thủy sản, sample cost sẽ là 5kg tôm, 4kg cá tốn bao nhiêu tiền… Đặc điểm của sample cost là thường rất rẻ, không tốn nhiều chi phí.
Freight Cost (Phí vận chuyển)
Freight cost là chi phí vận chuyển từ Việt Nam đến địa chỉ khách hàng ở nước ngoài. Đây chính là “con dao hai lưỡi” – thường thường freight cost lớn hơn sample cost rất nhiều lần.
Vì vậy, chính sách phổ biến mà hầu hết các công ty – từ startup đến tập đoàn lớn đều áp dụng là: Free sample + Khách trả freight cost. Nếu khách hàng thật sự có nhu cầu với sản phẩm, họ sẽ chấp nhận chính sách này.
Cách Trả Lời Thuyết Phục Khách Hàng Về Việc Gửi Hàng Mẫu
Khi nhận email “Can you send us a sample?”, đừng vội vàng trả lời ngay. Hãy áp dụng 4 bước sau để gửi hàng mẫu cho khách xuất khẩu một cách chuyên nghiệp:
Bước 1: Hỏi Thông Tin Cụ Thể
Thay vì trả lời chung chung, hãy hỏi: “How many kilos of sample would you like?” hoặc “What’s the specification you need for the sample?“
Việc này giúp bạn hiểu rõ nhu cầu và chuẩn bị phương án phù hợp.
Bước 2: Đưa Ra Mức Free Tối Đa
Mỗi doanh nghiệp nên có policy rõ ràng về lượng mẫu free tối đa. Ví dụ:
- Thủy sản: có thể free 5-10kg
- Hàng giá trị cao: chỉ free 1-2kg
- Sản phẩm đặc biệt: free theo từng trường hợp
Nguyên tắc là: hàng càng có giá trị cao, lượng free càng giảm.
Bước 3: Sử dụng Câu Chuẩn
Đây là “golden sentence” mà Vĩ khuyên các bạn áp dụng:
“As our policy, we can offer free sample (no more than X kg), but the freight cost will be at customer account.“
Câu này nghe rất hợp lý vì:
- Thể hiện thiện chí với “free sample”
- Giải thích rõ ràng về freight cost
- Tạo cảm giác công bằng cho khách hàng
Bước 4: Hỏi Địa Chỉ Nhận Hàng
“Please kindly advise your consignee address as well.“
Mục đích là check cước phí trước khi gửi. Nếu khách OK với chi phí thì mới tiến hành, không OK thì có thể dừng tại đây để tránh lãng phí.
Xem thêm : Cách tìm địa chỉ email của khách hàng xuât nhập khẩu bằng Email Hunter
Những Trường Hợp Nên Đầu Tư Chi Phí Freight
Mặc dù nguyên tắc chung là khách trả freight, nhưng có những tình huống mà việc đầu tư freight cost lại mang lại lợi ích lớn hơn.
Khách Hàng Tiềm Năng Cao
Khi bạn biết chắc:
- Khách hàng có nhiều lựa chọn supplier
- Các competitor khác offer free freight
- Khách hàng có nhu cầu thật sự và tiềm năng lớn
Lúc này, hãy cân nhắc “thả tép bắt tôm” – đầu tư freight cost để giành được khách hàng chiến lược.
Chào Vào Siêu Thị Lớn
Đối với các bid 6 tháng – 1 năm vào siêu thị lớn, theo policy của họ, chi phí sample thường thuộc về supplier. Trong trường hợp này, việc đầu tư freight cost là bắt buộc.
Hãy cân đối giữa chi phí mẫu và giá trị đơn hàng tiềm năng. Thường thì con số này rất đáng để đầu tư.
Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Gửi Hàng Mẫu
Để việc gửi hàng mẫu cho khách xuất khẩu thật sự hiệu quả, các bạn cần chú ý hai điểm quan trọng sau:
Chất Lượng Mẫu Phải Đại Diện Cho Hàng Thật
Đây là lỗi nghiêm trọng mà nhiều doanh nghiệp mắc phải: làm “hàng hoa hậu” để gửi mẫu, rồi giao “hàng dân thường” khi có đơn hàng thật.
Nguyên tắc vàng: Mẫu = chất lượng bình thường của bạn hoặc chỉnh chu hơn một chút. Đừng làm mẫu quá đẹp so với khả năng sản xuất thực tế.
Nếu vi phạm nguyên tắc này, khách hàng sẽ:
- Mất lòng tin hoàn toàn
- Không bao giờ hợp tác lại
- Có thể lan truyền thông tin xấu về công ty bạn
Chuẩn Bị Đầy Đủ Chứng Từ
Mẫu cũng cần giấy tờ đầy đủ để thông quan. Hãy hỏi rõ khách hàng về:
- Certificate of Analysis (COA)
- Health Certificate (đối với thủy sản, thịt)
- Phytosanitary Certificate (đối với thực vật)
- Các giấy tờ đặc biệt khác
Thiếu giấy tờ có thể dẫn đến:
- Hàng bị stuck tại hải quan
- Hàng bị hủy
- Phải trả phí phạt và chi phí trả hàng
Kết Luận
Việc gửi hàng mẫu cho khách xuất khẩu là nghệ thuật cân bằng giữa đầu tư và lợi nhuận. Chiến lược “Free sample + Khách trả freight” đã được chứng minh hiệu quả qua thời gian. Nhớ rằng, mẫu không chỉ là sản phẩm mà còn là “đại sứ” đầu tiên của thương hiệu bạn. Hãy gửi mẫu đúng cách, với chất lượng thật và thái độ chuyên nghiệp.
Áp dụng ngay những chia sẻ này để tăng tỷ lệ chốt đơn xuất khẩu của bạn. Đồng thời, các bạn nên liên tục rèn luyện kỹ năng sales xuất khẩu của mình. Hãy nhớ rằng, mỗi mẫu được gửi đi chính là một cơ hội để xây dựng mối quan hệ dài lâu với khách hàng quốc tế.
Chúc các bạn thành công trên con đường xuất khẩu!
Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để các bạn trong cộng đồng xuất nhập khẩu cũng được biết đến những kinh nghiệm thực tế này nhé!
Xem thêm : Bạn phải thử cách thu thập email khách hàng xuất khẩu bằng Prospeo siêu nhanh này
