Xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển đang là một trong những phương thức vận chuyển phổ biến và hiệu quả nhất trên thị trường quốc tế hiện nay. Việc thực hiện quy trình xuất khẩu 1 lô hàng này đòi hỏi sự chú ý đến từng bước một để đảm bảo rằng hàng hoá được chuyển đi một cách an toàn và đúng thời hạn. Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc nắm vững quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao tính cạnh tranh của họ trên thị trường quốc tế.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về quy trình 1 lô hàng xuất khẩu sẽ như thế nào, cũng như những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện.
Video hướng dẫn quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Thế nào là vận chuyển hàng hóa bằng đường biển?
Trong thương mại quốc tế, có nhiều phương thức vận tải khác nhau để chuyển giao hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng, bao gồm đường biển, đường sắt, đường bộ… Tuy nhiên, vận tải đường biển chiếm số lượng lớn nhất trong các phương thức.
Trước khi chúng ta đi vào quy trình xuất khẩu hàng hóa băng đường biển, hãy tìm hiểu vận chuyển hàng hoá bằng đường biển là gì? Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển đơn giản là quá trình di chuyển các loại hàng từ một điểm đến điểm khác trên toàn cầu thông qua tàu vận chuyển trên đại dương. Đây là một trong những phương tiện vận tải quan trọng nhất trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, giúp kết nối các thị trường và đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế ở quy mô lớn.
Khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển, chúng thường được đóng gói vào các container để bảo vệ và thuận tiện cho quá trình vận chuyển. Các container này sau đó sẽ được tải lên tàu vận chuyển và di chuyển trên đại dương theo các tuyến đường biển quốc tế.
Điểm mạnh, điểm yếu khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.
Đường biển không chỉ là một phương tiện vận chuyển hiệu quả về mặt chi phí mà còn cho phép vận chuyển hàng hóa ở quy mô lớn. Các tàu vận chuyển đủ lớn có thể chứa hàng ngàn container, giúp doanh nghiệp xuất khẩu và nhập khẩu có thể chuyển đồ hàng từ và đến hầu hết các điểm trên thế giới một cách tiện lợi và kinh tế.
Điểm mạnh:
Tiết kiệm chi phí: vận chuyển đường biển là phương thức vận chuyển hàng hoá tiết kiệm nhất so với các phương tiện khác như đường hàng không hay đường bộ.
Tải trọng: vận chuyển bằng đường biển có thể chở được hàng hoá có tải trọng lớn hơn nhiều so với các phương thức khác.
Phù hợp với nhiều loại hàng hoá: vận chuyển bằng đường biển có thể vận chuyển được hầu hết các loại hàng hoá.
Điểm yếu:
Vận chuyển hàng hoá bằng đường biển cũng gặp phải một số điểm yếu cần được xem xét. Thứ nhất, thời gian vận chuyển thường kéo dài, đôi khi mất nhiều ngày, tuần hoặc thậm chí tháng.
Thứ hai, vận chuyển bằng đường biển phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện thời tiết. Trong những khu vực có thể gặp phải bão gió, sóng lớn, việc đảm bảo an toàn cho hàng hoá và tàu biển trở thành một thách thức.
Cuối cùng, thủ tục hải quan cũng là một trong những điểm yếu khi kể vận chuyển bằng đường biển. Quy trình thông quan và xử lý tại cảng có thể rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ, thông tin hàng hoá và hợp đồng để đảm bảo việc thông quan trong quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển diễn ra một cách trơn tru và không gây trục trặc.
Các bước chuẩn bị xuất khẩu lô hàng bằng đường biển
Ký hợp đồng xuất khẩu
Ở Quốc Gia A, sẽ có seller là người bán, hay còn gọi là exporter là người xuất khẩu. Ở Quốc Gia B, sẽ có buyer, hay người mua, còn gọi là importer, nhà nhập khẩu. Hai bên sẽ đàm phán và đi đến ký kết hợp đồng mua bán – sales contracts.
Nếu bạn muốn học thêm về cách bán hàng xuất khẩu cho khách hàng nước ngoài, bạn có thể tham khảo khóa học sales xuất khẩu thực chiến.
Đặt cọc deposit (nếu có)
Trong hợp đồng này, sẽ quy định seller sẽ sản xuất và giao hàng hóa cho buyer, và ngược lại, buyer sẽ phải đặt cọc (nếu có) và thanh toán tiền hàng cho bên người bán. Thông thường việc đặt cọc này sẽ là từ 20-50% giá trị của hợp đồng.
Deposit sẽ giúp cho người mua (importer) cam kết nhận đơn hàng khi người bán bắt đầu sản xuất. Nếu đến lúc xuất hàng, người mua không nhận hàng thì sẽ mất tiền cọc deposit này.
Các thành phần tham gia quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển
Ở hai bên bờ đại dương sẽ có cảnh port of loading, hay gọi là cảng xuất khẩu (port of loading), và POD (Port of Discharge), hay gọi là cảnh nhập (port of discharge).
Tàu vận chuyển (vessel) sẽ được cung cấp bởi shipping line để vận chuyển hàng hóa (container) từ cảng xuất đến cảnh nhập.
Ở gần cảnh trên đất liền, sẽ có bộ phận Hải Quan (Customs) của nước xuất khẩu và cả hải quan nước nhập khẩu thực hiện nhiệm vụ giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu, chống buôn lậu và quản lý thuế.
Ở những công ty nhỏ không tự làm thủ tục hải quan hoặc bưu điện tàu trực tiếp với các shipping, lúc này sẽ có thêm sự tham gia của các công ty forwarder, ký hiệu là FVD 1 và 2, chuyên cung cấp các dịch vụ bao gồm booking vessel, Khai Hải Quan và trucking nội địa.
Quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển
Đặt booking tàu
Khi hàng hoá đã sẵn sàng cho quá trình xuất khẩu, bước đầu tiên là đặt booking tàu. Quá trình này đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa người gửi hàng (shipper) và các đơn vị vận tải hoặc công ty logistics. Người gửi hàng, là người chịu trách nhiệm về việc chuẩn bị và gửi hàng từ điểm xuất phát tới cảng, sẽ tiến hành liên lạc và thỏa thuận với các đơn vị vận tải để đặt chỗ trên tàu. Trong quá trình này, thông tin về loại hàng, số lượng, kích thước và khối lượng của hàng hoá sẽ được cung cấp để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Vận chuyển hàng ra cảng và làm thủ tục hải quan XK
Sau khi có booking tàu, hàng hoá sẽ được vận chuyển từ điểm lấy hàng hoặc kho xuất phát tới cảng xuất khẩu. Tại đây, quá trình thủ tục hải quan xuất khẩu (XK) sẽ được tiến hành. Các tài liệu như phiếu xuất kho, hóa đơn xuất khẩu, và các văn bản liên quan sẽ được chuẩn bị và nộp cho cơ quan hải quan. Việc này đảm bảo rằng hàng hoá đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý và thuế xuất khẩu trước khi được chuyển lên tàu.
Vận chuyển từ cảng POL tới POD
Sau khi hoàn tất thủ tục XK, hàng hoá sẽ được chuyển lên tàu vận chuyển để di chuyển từ cảng xuất phát (Port of Loading – POL) tới cảng đích (Port of Destination – POD). Trong quá trình này, có hai lựa chọn chính cho việc vận chuyển:
Tàu có thể đi trực tiếp (direct) từ POL tới POD, làm giảm thời gian và chi phí vận chuyển. Hoặc hàng hoá có thể được chuyển sang tàu vận chuyển khác trong quá trình vận chuyển tải (transit), nhằm tối ưu hóa lịch trình và tăng cường sự linh hoạt.
Làm thủ tục nhập khẩu
Khi hàng hoá đến cảng đích, bước tiếp theo là thủ tục nhập khẩu. Tại đây, công ty forwarder hoặc đại diện hải quan của người nhập khẩu sẽ tiếp nhận và thực hiện các thủ tục thông quan nhập khẩu. Các tài liệu như hóa đơn nhập khẩu, giấy tờ xuất xứ và các yêu cầu hải quan khác sẽ được xử lý để đảm bảo rằng hàng hoá được phép nhập vào quốc gia đích một cách hợp pháp và an toàn.
Xem thêm: Làm sao biết chứng từ cần thiết để nhập khẩu vào 1 nước
Thanh toán
Trong quá trình giao dịch, thanh toán giữa người bán hàng (seller) và người mua hàng (buyer) là một bước quan trọng. Các ngân hàng của hai bên, được gọi là ngân hàng xuất khẩu và ngân hàng nhập khẩu, sẽ tham gia để đảm bảo việc thanh toán diễn ra một cách an toàn và minh bạch. Có nhiều phương thức thanh toán thương mại quốc tế, trong đó TTR và LC thường được sử dụng.
Thời gian vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Thời gian vận chuyển bằng đường biển phụ thuộc vào một số yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình di chuyển của hàng hoá từ cảng xuất phát đến cảng đích. Đầu tiên là khoảng cách giữa hai cảng, tức là cảng đi và cảng đến. Nếu khoảng cách giữa hai cảng lớn, thì thời gian vận chuyển cũng sẽ tăng lên tương ứng. Điều này là do tàu biển cần một thời gian đáng kể để di chuyển qua một khoảng cách xa, dẫn đến việc hàng hoá sẽ mất nhiều ngày hoặc thậm chí tuần để đến đích.
Loại tàu cũng là một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển. Ví dụ, tàu container thường có tốc độ cao hơn so với tàu hàng rời, vì vậy trong trường hợp này, thời gian vận chuyển có thể được rút ngắn đi một cách đáng kể
Ngoài ra nếu lộ trình của tàu có thể đi qua nhiều cảng bốc dỡ hàng hoá, điều này sẽ làm kéo dài thời gian vận chuyển. Để biết chính xác thời gian vận chuyển hàng hoá bằng đường biển, bạn cần check với Shipping line hoặc công ty forwarder mà bạn book tàu.
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển cần chú ý gì?
Một là, để bắt đầu quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển một cách suôn sẻ, việc chuẩn bị hồ sơ là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Trước khi gửi lô hàng, cần kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết để đảm bảo rằng quá trình xuất khẩu diễn ra một cách trơn tru.
Hai là, khi đóng gói hàng hoá, sự cẩn thận và chu đáo là yếu tố không thể thiếu. Đóng gói hàng hóa phải đảm bảo trong suốt quá trình vận chuyển, đặc biệt khi di chuyển bằng đường biển. Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp với loại hàng hoá để bảo vệ hàng hoá khỏi hư hại. Đồng thời, ghi chú rõ ràng thông tin hàng hoá trên bao bì giúp quá trình xử lý và vận chuyển trở nên thuận lợi hơn.
Ba là, lựa chọn hãng tàu đáng tin cậy và phù hợp là một bước quan trọng khác trong quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển. Trước khi quyết định, cần so sánh giá cả và dịch vụ của các hãng tàu khác nhau để chọn ra lựa chọn tốt nhất cho lô hàng của mình.
Bốn là để đảm bảo sự an toàn và chính xác của lô hàng, việc theo dõi hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển là rất cần thiết. Liên hệ với hãng tàu hoặc công ty forwarder để được hỗ trợ khi cần thiết, đặc biệt khi có thông tin cần được cập nhật hoặc xử lý.
Ngoài ra, để thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển một cách hiệu quả, còn cần chú ý đến một số vấn đề quan trọng khác:
- Cập nhật và hiểu rõ các quy định về xuất nhập khẩu của Việt Nam và nước nhập khẩu để tránh các rắc rối pháp lý không mong muốn.
- Tìm hiểu về văn hoá kinh doanh của nước nhập khẩu là một yếu tố quan trọng, giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác và tăng cơ hội thành công trong giao dịch xuất khẩu.
FAQ trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
1. Làm sao để tra mã hs code chính xác khi làm thủ tục hải quan?
Để tra mã HS Code chính xác, trước tiên bạn cần nắm rõ thông tin chi tiết về sản phẩm xuất khẩu, bao gồm chất liệu cấu thành, cấu tạo sản phẩm, công dụng chính và cách thức sử dụng. Những thông tin này là nền tảng để bạn đối chiếu với danh mục biểu thuế.
Tiếp theo, hãy sử dụng các công cụ tra cứu như hệ thống tổng cục hải quan hoặc các nền tảng tra cứu thương mại phổ biến. Cách tốt nhất là cross-check (đối chiếu) nhiều nguồn để đảm bảo mã HS được chọn là phù hợp và chính xác nhất, tránh trường hợp bị hải quan bác mã khi kiểm tra.
Một lưu ý quan trọng: mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất, chính sách quản lý hàng hóa và các yêu cầu chứng từ đi kèm. Khai sai mã HS có thể dẫn đến phạt vi phạm hành chính hoặc bị giữ hàng tại cảng.
Để xem hướng dẫn chi tiết từng bước, các bạn có thể xem bài viết: cách tra mã HS Code chính xác nhất.
2. Rủi ro lớn nhất trong xuất nhập khẩu bằng đường biển là gì?
Rủi ro thanh toán: Đây là rủi ro được quan tâm hàng đầu. Nếu giao hàng mà không nhận được thanh toán trước, rủi ro không thu được tiền là rất cao, đặc biệt khi khách hàng gặp khó khăn tài chính hoặc lập hồ sơ thanh toán sai sót. Để phòng tránh, bạn nên ưu tiên sử dụng phương thức thanh toán an toàn như LC (Letter of Credit) hoặc TT trả trước. Tránh các hình thức như open account hay DA vì rủi ro rất cao, đặc biệt với đối tác mới.
Rủi ro hàng không được nhập khẩu: Lô hàng có thể bị từ chối nhập khẩu nếu không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, thiếu chứng từ như chứng nhận kiểm dịch hoặc giấy đăng ký nhập khẩu. Để hạn chế rủi ro này, bạn cần trao đổi kỹ với khách hàng về các yêu cầu nhập khẩu bên nước họ và xác định rõ trách nhiệm mỗi bên trong hợp đồng khi có sự cố.
Rủi ro khiếu nại sau khi nhận hàng: Sau khi nhận hàng, khách hàng có thể phát hiện vấn đề về chất lượng, bao bì, hoặc các vấn đề liên quan đến chứng từ và nhiệt độ vận chuyển, dẫn đến yêu cầu trừ trực tiếp vào tổng tiền thanh toán. Cách phòng tránh hiệu quả nhất là lưu trữ đầy đủ hồ sơ, ghi nhận quá trình đóng hàng bằng hình ảnh/video và trao đổi, xác nhận mọi thỏa thuận qua email.
Xem thêm chi tiết tại: 3 rủi ro khi làm xuất nhập khẩu
3. Những trường hợp đặc biệt nào trong xuất nhập khẩu cần thư cam kết?
Trong hoạt động xuất nhập khẩu đường biển, có hai loại thư cam kết quan trọng mà bạn cần biết: Letter of Indemnity (LOI) và Letter of Guarantee (LOG).
LOI xuất nhập khẩu thường là thư cam kết yêu cầu từ hãng tàu đối với shipper.
LoG – Letter of Guarantee Xuất Nhập Khẩu là thư cam kết yêu cầu từ importer đối với exporter về một yêu cầu cụ thể như sản xuất an toàn hoặc truy xuất nguyên liệu sạch.
Ngoài ra còn có 1 dạng thư bảo lãnh khác từ ngân hàng để đảm bảo người bán hoặc người mua có đủ khả năng thanh toán khi phát sinh sự cố ngoài mong muốn.
4. Chứng từ xuất nhập khẩu bằng đường biển sẽ dùng ngồn ngữ nào?
Hầu hết các chứng từ trong giao dịch xuất nhập khẩu quốc tế đều được lập bằng tiếng Anh, vì tiếng anh xuất nhập khẩu là yêu cầu bắt buộc khi làm việc với phần lớn hãng tàu, ngân hàng, và cơ quan hải quan nước ngoài.
