Chào các bạn! Hôm nay Vĩ muốn chia sẻ một chuyện mà chắc nhiều bạn làm xuất khẩu đều từng trải qua – cảm giác “run rẩy” khi lần đầu tiếp khách xuất khẩu.
Mình còn nhớ như in những ngày đầu làm sales xuất khẩu, khi phải chạy ra sân bay đón khách nước ngoài. Cảm giác lúc đó? Run bần bật luôn các bạn ạ! Không phải vì sợ tiếng Anh kém, mà vì không biết nói gì với họ trong suốt 4-5 tiếng đi đường từ sân bay về nhà máy. Thậm chí có những chuyến dài 7-8 tiếng, ngồi im lặng thì thật sự “chết điếng” luôn.
Nhưng sau nhiều lần thực chiến, mình nhận ra một điều: Kỹ năng giao tiếp với khách hàng nước ngoài không chỉ giúp tạo không khí thoải mái, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ chốt đơn. Khi khách cảm thấy được quan tâm và có “connection” với mình, khả năng họ đặt hàng cao hơn rất nhiều so với việc để bầu không khí lạnh nhạt.
Vậy nên hôm nay, mình sẽ chia sẻ với các bạn 3 phần chính: Nên nói gì, Tránh nói gì, và Tips chinh phục khách hàng khi tiếp khách xuất khẩu. Cùng xem nhé!
Những Chủ Đề NÊN Nói Khi Tiếp Khách Xuất Khẩu
Việc chọn đúng chủ đề để trò chuyện với khách hàng nước ngoài thực sự là một nghệ thuật. Không quá thân mật nhưng cũng không quá xa cách. Dưới đây là những chủ đề “an toàn” mà mình đã test qua nhiều lần và thấy hiệu quả.
Giới Thiệu Bản Thân và Công Ty (Ngắn Gọn)
Điều đầu tiên khi đón khách ở sân bay, mình sẽ giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Tuy nhiên, nếu trước đó công ty đã liên hệ và trao đổi với khách rồi thì không cần nói nhiều về công ty nữa. Chỉ cần: “Xin chào, tôi là Vĩ từ công ty ABC, rất vui được gặp anh/chị.”
Một số phần giới thiệu chuyên sâu hơn về công ty, chúng ta có thể dời lại khi có thời gian trình bày với khách bằng file thuyết trình công ty.
Các Chủ Đề “An Toàn” Tạo Cảm Tình
1. Chuyến Bay và Khách Sạn
Đây là chủ đề số 1 mình luôn bắt đầu. Tại sao? Vì đây là hai điều đầu tiên khách phải trải qua khi đến Việt Nam.
“Chuyến bay của anh có ổn không? Có bị jet lag không?” – Câu hỏi đơn giản nhưng thể hiện sự quan tâm. Đặc biệt với khách từ Mỹ hay Châu Âu, họ thường bị mệt do chênh lệch múi giờ. Khi được hỏi thăm, họ sẽ cảm thấy được quan tâm và thoải mái hơn.
2. Thời Tiết
“Ở nước anh hiện tại thời tiết như thế nào? Có nóng như Việt Nam không?”
Thời tiết là chủ đề dễ nhất để bắt chuyện nhất khi bạn tiếp khách xuất khẩu, vì nước nào cũng có thời tiết, và ai cũng có thể trả lời được. Nó giúp khơi mào cuộc trò chuyện một cách tự nhiên nhất.
3. Thể Thao (Đặc Biệt Với Khách Nam)
Với khách nam từ 20-40 tuổi, mình thường hỏi về bóng đá hoặc các môn thể thao phổ biến. “Anh có theo dõi World Cup không? Đội nào anh ưng ý nhất?”
Mẹo nhỏ: Quan sát ánh mắt khách. Nếu họ “sáng mắt lên” khi nói về chủ đề này, nghĩa là họ hứng thú và bạn có thể hỏi sâu hơn. Nếu họ trả lời “No, not really” thì chuyển chủ đề khác ngay.
4. Văn Hóa Ẩm Thực
Chủ đề này đặc biệt hiệu quả với khách nữ! Mình thường giới thiệu đặc sản Việt Nam: “Anh đã thử phở chưa? Có món nào anh muốn thử khi ở Việt Nam?”
Hoặc hỏi ngược lại: “Món đặc sản của nước anh là gì? Mình rất muốn thử nếu có cơ hội.”
Nếu may mắn từng đến nước của khách, mình sẽ chia sẻ trải nghiệm ẩm thực ở đó. Cách này tạo ra “connection” rất mạnh giữa hai bên.
5. Du Lịch và Điểm Đến
“Lần này anh có dự định đi du lịch không? Mình recommend Hạ Long Bay – di sản thế giới UNESCO, hoặc Hội An để xem lồng đèn.”
Khách hàng bay qua Việt Nam không chỉ để làm business mà còn muốn khám phá văn hóa. Việc gợi ý địa điểm du lịch cho thấy mình hiểu biết và quan tâm đến trải nghiệm của họ.
Chủ Đề Liên Quan Công Việc
1. Tình Hình Kinh Doanh
“Năm nay business của anh như thế nào? Có ổn không?” – Câu hỏi này thể hiện sự quan tâm đến đối tác, không phải chỉ muốn bán hàng.
2. Xu Hướng Thị Trường
“Anh đánh giá thị trường 3-6 tháng tới ra sao?” – Khuyến khích khách chia sẻ quan điểm, đồng thời thu thập thông tin có giá trị cho công việc.
Xem thêm: Cách Tìm Khách Hàng Xuất Khẩu MIỄN PHÍ Bằng Trademo
Những Chủ Đề NÊN TRÁNH Khi Tiếp Khách Xuất Khẩu
Cũng quan trọng không kém việc biết nói gì, là biết không nên nói gì. Một câu nói sai có thể “đánh bay” cả buổi tiếp khách.
Các Chủ Đề Nhạy Cảm
Chính trị, tôn giáo, chiến tranh – Đây là “tam đại cấm kỵ” khi tiếp khách xuất khẩu. Đặc biệt tránh khi vấn đề đang “nóng” ở nước họ. Ví dụ với khách từ một số nước Trung Đông, tuyệt đối không hỏi về tình hình chiến sự.
Chuyện Riêng Tư
Trong lần gặp đầu tiên, tránh hỏi về gia đình, hôn nhân. Những chuyện này rất cá nhân. Chỉ khi đã thân thiết, hoặc họ chủ động chia sẻ thì mình mới có thể trao đổi.
So Sánh Tiêu Cực và Than Phiền
“Ở Việt Nam ổn định hơn nước anh” – Đây là so sánh thiếu tế nhị.
Hoặc “Năm nay công ty tôi làm ăn không có lời” – Ai muốn làm việc với nhà cung cấp thua lỗ? Hãy luôn tạo năng lượng tích cực trong cuộc trò chuyện.
6 Tips Chinh Phục Khách Hàng Xuất Khẩu
Ngoài việc chọn đúng chủ đề, cách thức giao tiếp cũng quyết định thành bại. Đây là 6 tips mình rút ra sau nhiều năm kinh nghiệm.
1. Sử Dụng Hài Hước Khéo Léo
Nếu bạn có khiếu hài hước, đây là vũ khí bí mật để thu phục khách hàng. Khi khách cười, khoảng cách giữa hai bên thu hẹp đáng kể.
Lưu ý: Hài hước chứ không phải đùa cợt! Tránh body shaming hay những câu đùa “quá lố”. Hài hước phải tinh tế và phù hợp với văn hóa của họ.
2. Body Language Hiệu Quả
- Dành 100% chú ý cho khách hàng
- Luôn mỉm cười đầu tiên khi gặp mặt
- Nụ cười có tính “lan truyền” – khi bạn cười, khách chắc chắn sẽ cười lại
3. Eye Contact và Lắng Nghe
Nhìn thẳng vào mắt khi giao tiếp thể hiện sự tự tin và tôn trọng. Đồng thời, biết cân bằng giữa nói và nghe.
Tip hay: Với khách “talkative” (nói nhiều), hãy lắng nghe nhiều hơn. Với khách ít nói, bạn cần chủ động hơn.
4. Nghệ Thuật Khen Ngợi
“Kiểu tóc của anh rất ấn tượng” – Nhưng phải khen chân thành và có căn cứ. Lời khen giả tạo khách sẽ cảm nhận được ngay.
5. Cân Bằng Small Talk và Business Talk
Đừng chỉ nói chuyện phiếm, cũng đừng chỉ nói business. Cân bằng để hiểu được nhu cầu và thách thức của khách.
6. Kỹ Thuật Đặt Câu Hỏi
“Anh có biết sản phẩm này chúng tôi phải nuôi trong bao lâu mới có kết quả?” – Câu hỏi tạo tò mò, thu hút sự chú ý và làm khách muốn nghe câu trả lời.
Xem thêm: Bí quyết chinh phục khách hàng xuất khẩu. Đừng nói về bạn, hãy nói về họ
Bí Quyết “Đọc” Khách Hàng
Nhận Biết Khách “Talkative”
Có những khách nói liên tục suốt 8 tiếng đi đường. Với họ, vai trò của bạn là lắng nghe và phản hồi phù hợp.
Quan Tâm Đến Nhu Cầu Nghỉ Ngơi
Khi khách bay dài, bị jet lag, hãy hỏi tế nhị: “Anh có muốn chợp mắt một chút không?” (Take a nap). Sự tinh tế này khiến khách hàng rất trân trọng.
Đọc “Tín Hiệu” Từ Khách Hàng
Ánh mắt sáng lên = hứng thú với chủ đề. Biểu hiện mệt mỏi = cần chuyển chủ đề hoặc nghỉ ngơi. Kỹ năng giao tiếp với khách hàng nước ngoài phần lớn nằm ở việc “đọc” được những tín hiệu này.
Tổng Kết Về Tiếp Khách Xuất Khẩu
Tiếp khách xuất khẩu không chỉ là một kỹ năng sales xuất khẩu mà còn là cầu nối tạo nên những mối quan hệ kinh doanh lâu dài. Từ những cuộc trò chuyện thoải mái trên đường từ sân bay về nhà máy, mình đã chứng kiến không ít khách hàng trở thành đối tác tin cậy.
Nhớ rằng, khi khách hàng cảm thấy được quan tâm và có “connection” với bạn, tỷ lệ chốt đơn hàng xuất khẩu sẽ cao hơn rất nhiều. Đó không chỉ là bán hàng, mà là xây dựng mối quan hệ.
Các bạn đã có những kinh nghiệm tiếp khách trong xuất khẩu nào thú vị chưa? Hãy chia sẻ ở phần comment để chúng ta cùng học hỏi nhé!
Chúc các bạn thành công với những chuyến tiếp khách sắp tới!
