Bạn đang muốn trở thành một sales xuất nhập khẩu giỏi nhưng không biết phải học những gì? Đây chính là câu hỏi mà Vĩ nhận được từ rất nhiều bạn theo dõi kênh. Thật ra, để thành công trong lĩnh vực này, các bạn cần trang bị cho mình 6 kiến thức cốt lõi không thể thiếu. Hôm nay, mình sẽ chia sẻ chi tiết từng kiến thức để các bạn có lộ trình học tập rõ ràng nhé!
Vĩ đã tổng hợp những kiến thức này dựa trên kinh nghiệm thực tế và phản hồi từ các bạn sales xuất nhập khẩu đang làm việc trong ngành. Mình tin rằng, khi nắm vững 6 kiến thức này, các bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều khi ứng tuyển hoặc làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
1. Hợp đồng ngoại thương – Nền tảng của mọi giao dịch
Khi nhắc đến sales xuất nhập khẩu, không thể bỏ qua hợp đồng ngoại thương – cái “xương sống” của mọi giao dịch quốc tế. Đây chính là văn bản pháp lý quy định rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ của từng bên.
Tại sao hợp đồng ngoại thương lại quan trọng?
Hợp đồng ngoại thương không chỉ đơn thuần là một tờ giấy ký tên. Nó thể hiện sự ràng buộc pháp lý giữa người bán và người mua, quy định rõ ai phải làm gì, khi nào, và như thế nào. Một sales xuất nhập khẩu giỏi phải nắm rõ:
- Các điều khoản cơ bản trong hợp đồng
- Cách phân tích những điều khoản có lợi/bất lợi cho công ty
- Kỹ năng thương thảo và đàm phán để bảo vệ lợi ích
Vĩ từng chứng kiến không ít trường hợp các bạn sales mới vào nghề “ngậm đắng nuốt cay” vì không hiểu rõ điều khoản hợp đồng. Vì vậy, đây thực sự là kiến thức số 1 các bạn cần ưu tiên học.
Xem thêm: Mẫu hợp đồng ngoại thương
2. Điều kiện giao hàng Incoterms – “Bảng chú giải” của thương mại quốc tế
Incoterms (International Commercial Terms) có thể coi là “ngôn ngữ chung” của thương mại quốc tế. Đây là những điều khoản giao hàng được công nhận trên toàn thế giới, không chỉ ở Việt Nam mà tất cả các nước đều sử dụng.
Cấu trúc của Incoterms 2020
Hiện tại, Incoterms 2020 gồm có 11 điều khoản, được chia thành 2 nhóm:
- 4 điều khoản dành riêng cho vận tải đường biển: FAS, FOB, CFR, CIF
- 7 điều khoản cho đa phương tiện vận tải: EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP
Mỗi điều khoản sẽ quy định rõ ranh giới trách nhiệm và chi phí giữa người bán và người mua. Ví dụ như FOB (Free On Board), người bán chỉ chịu trách nhiệm đến khi hàng qua lan can tàu tại cảng xuất khẩu.
Tại sao sales xuất nhập khẩu cần nắm vững Incoterms?
Đây là câu hỏi “ruột” mà các nhà tuyển dụng thường hỏi trong phỏng vấn sales xuất nhập khẩu. Hơn nữa, dù bạn bán sản phẩm vật lý hay dịch vụ logistics, Incoterms đều là kiến thức không thể thiếu để tính giá chính xác và phân chia trách nhiệm hợp lý.
Bạn cũng có thể xem cách ghi nhớ Incoterm 2020 bằng mẹo hiệu quả mình chia sẻ ở bài viết trước.
3. Điều kiện thanh toán quốc tế – “Trái tim” của giao dịch
Nếu Incoterms quy định “ai làm gì”, thì điều kiện thanh toán sẽ quyết định “tiền về túi như thế nào”. Đây là phần mà nhiều sales xuất nhập khẩu cảm thấy “đau đầu” nhất, nhưng lại vô cùng quan trọng.
Các phương thức thanh toán phổ biến
T/T (Telegraphic Transfer): Chuyển khoản trực tiếp, đơn giản nhưng rủi ro cao với người bán
L/C (Letter of Credit): Thư tín dụng – “vua” của các phương thức thanh toán quốc tế. Vĩ luôn nói với các bạn sales rằng: “Kiểm tra L/C chính là phần khó nhất trong thanh toán quốc tế”. Một chữ cái sai, một dấu phẩy thừa cũng có thể khiến bạn không nhận được tiền. Các bạn phải thật sự đọc hiểu L/C được khi làm ở vị trí này.
D/P, D/A: Thanh toán nhờ thu gồm thanh toán ngay khi nhận chứng từ hoặc chấp nhận trả chậm
Open Account: Thanh toán mở – rủi ro cao nhất với người bán
Mỗi phương thức đều có ưu nhược điểm riêng, và việc lựa chọn phương thức nào phụ thuộc vào mức độ tin tưởng và đàm phán giữa hai bên.
4. Chứng từ xuất nhập khẩu – “Hành lý” không thể thiếu
Một sales xuất nhập khẩu chuyên nghiệp phải biết rõ từng loại chứng từ trong bộ hồ sơ xuất khẩu. Không hiểu chứng từ thì khó mà tư vấn cho khách hàng được nhé!
Một số thuật ngữ quan trọng nhất
Tờ khai hải quan: Có nhiều loại như tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu, tái xuất, mỗi loại phục vụ mục đích riêng.
Mã HS Code: Đây là “căn cước công dân” của từng sản phẩm. 6 số đầu giống nhau toàn cầu, 2 số cuối mỗi nước quy định khác nhau. Quan trọng là mã này quyết định mức thuế mà khách hàng phải trả.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): “Chiếc chìa khóa vàng” giúp khách hàng tiết kiệm thuế quan nhờ các hiệp định thương mại tự do. Ví dụ, hàng Việt Nam xuất sang Nhật Bản có C/O sẽ được giảm thuế đáng kể.
Bill of Lading (B/L): Vĩ hay gọi đây là “chứng từ quyền lực” vì ai giữ B/L chính là người sở hữu lô hàng trên tàu. Một sales xuất nhập khẩu phải kiểm soát chặt chẽ chứng từ này.
Bảo hiểm hàng hóa: Với các điều khoản có chữ “I” như CIF, CIP, người bán phải mua bảo hiểm. Có 3 điều kiện chính là A, B, C với mức độ bao phủ khác nhau.
Chứng từ đặc biệt theo ngành hàng
Mỗi ngành hàng lại có yêu cầu chứng từ riêng. Ví dụ:
- Nông sản: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
- Thủy sản: Certificate of Health
- Gỗ: Giấy hung trùng Fumigation Certificate
5. Quy trình bán hàng xuất khẩu – “Bí kíp” chốt deal
Đây là phần “thực chiến” mà các sales xuất nhập khẩu phải học từ kinh nghiệm thực tế. Không có sách vở nào dạy được cách “cảm” khách hàng cả!
Các bước trong quy trình bán hàng
Tìm kiếm khách hàng: Từ các kênh B2B, triển lãm, website công ty đến networking cá nhân
Viết email tiếp cận: Nghệ thuật viết email sao cho khách hàng mở và quan tâm – đây là kỹ năng “vàng” mà không phải ai cũng có. Xem cách viết thư chào hàng xuất khẩu chuẩn.
Quotation (Báo giá): Không chỉ đơn thuần liệt kê giá cả mà phải thể hiện giá trị, ưu điểm sản phẩm
Đàm phán hợp đồng: Cân bằng giữa lợi ích công ty và sự hài lòng của khách hàng
Xử lý khiếu nại: Khi hàng đã giao mà vẫn có vấn đề phát sinh, cách giải quyết sẽ quyết định khách hàng có quay lại hay không
Duy trì quan hệ khách hàng: “Giữ khách cũ rẻ hơn tìm khách mới” – Vĩ luôn nhấn mạnh điều này với các bạn sales.
6. Tiếng Anh chuyên ngành – “Chìa khóa vạn năng”
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, tiếng Anh chính là “chìa khóa vạn năng” của một sales xuất nhập khẩu thành công.
Tại sao tiếng Anh lại quan trọng đến vậy?
Thực tế rất đơn giản: TẤT CẢ chứng từ, hợp đồng, email giao tiếp đều bằng tiếng Anh. Khi có vấn đề phát sinh, đôi khi email không giải quyết được, bạn phải gọi điện trực tiếp với khách hàng nước ngoài.
Vĩ không nói các bạn phải giỏi nhiều ngôn ngữ, nhưng ít nhất phải thành thạo một ngoại ngữ. Và trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện tại, tiếng Anh là lựa chọn tối ưu nhất.
Lời khuyên cho người mới bắt đầu
Sau khi tổng hợp 6 kiến thức cốt lõi này, Vĩ muốn chia sẻ thêm một số lời khuyên cho các bạn mới vào nghề:
4 kiến thức đầu (hợp đồng ngoại thương, Incoterms, thanh toán quốc tế, chứng từ) các bạn hoàn toàn có thể học qua trường lớp, khóa học online/offline. Đây là phần lý thuyết nền tảng.
Quy trình bán hàng cần học từ thực tế và kinh nghiệm. Các bạn có thể theo dõi kênh của Vĩ để học thêm những kỹ năng bán hàng thực chiến.
Tiếng Anh thì cần luyện tập đều đặn, tham gia các khóa học chuyên ngành để nâng cao từ vựng chuyên môn. Xem thêm: 30 từ vựng tiếng anh xuất nhập khẩu tại đây.
Kết luận
Trở thành một sales xuất nhập khẩu thành công không hề đơn giản, nhưng cũng không phải là “bất khả thi”. Với 6 kiến thức cốt lõi mà Vĩ vừa chia sẻ, các bạn đã có được lộ trình học tập rõ ràng.
Hãy nhớ rằng, kiến thức là nền tảng, nhưng thực hành và kinh nghiệm mới là những gì giúp các bạn thành công trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Đừng ngại bắt đầu từ những điều cơ bản nhất, vì “ngàn dặm đường bắt đầu từ bước chân đầu tiên”.
Đây là bài viết chuyên sâu trong chuỗi bài của chủ đề: Có nên học xuất nhập khẩu không. Chúc các bạn học tập hiệu quả và sớm trở thành những sales xuất nhập khẩu chuyên nghiệp! Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về ngành xuất nhập khẩu, hãy để lại comment bên dưới nhé. Vĩ sẽ cố gắng trả lời tất cả!
